Pakketten: duur, actieprijs, waarborgsom en reiskosten

Een pakket hoeft niet vast te liggen: je klant kan meer uren of meer dagen kiezen, een pakket kan een tijdlang goedkoper zijn, een waarborgsom dragen, en de voorrijkosten rekent BoothDock voor je uit. Alles stel je in onder Boekingen → Aanbod → Pakketten & extra's in het dialoogvenster van het pakket, de reiskosten onder Instellingen → Betaling & Stripe.

Duur in uren

In het dialoogvenster van een pakket leg je vast hoe lang het duurt en of de klant mag verlengen:

Op de boekingspagina kiest de klant in de stap Datum onder Duur de uren – met de toeslag tussen haakjes. De Einde-tijd berekent de pagina zelf uit begin en uren. Bezet blijft de hele dag.

Duur in dagen

Voor weekenden of events na middernacht:

De klant kiest onder Aantal dagen de duur en daarna de startdag. Een startdag is alleen te kiezen als alle dagen van de periode vrij zijn. Een geaccepteerde boeking blokkeert elk van die dagen – in de kalender, in de Inventaris en als event met einddatum. De factuur vermeldt de leveringsperiode.

Actieprijs

Onder Actie in het dialoogvenster van een pakket of extra maak je een item een tijdlang goedkoper:

De boekingspagina toont de oude prijs doorgestreept, de actieprijs en de aanduiding Actie, desgewenst met ‘nog … beschikbaar’ en ‘tot …’. In het dialoogvenster zie je ‘Nog … van … beschikbaar’. Is het contingent op of de datum verstreken, dan geldt weer de normale prijs. Geannuleerde aanvragen tellen niet mee. De actieprijs staat in de aanvraag als een gewone prijs – offerte en factuur rekenen ermee.

Waarborgsom

Een waarborgsom is een bedrag dat je na het event terugbetaalt. Ze maakt geen deel uit van de prijs: ze staat niet in de regels, niet in het totaal en niet op de factuur, wordt niet belast en gaat niet naar je boekhouding.

1. In het artikelbestand: in het dialoogvenster van een pakket of extra vul je het bedrag in onder Waarborgsom (terugbetaalbaar, niet in de prijs). De samenvatting op de boekingspagina toont dan ‘Plus een borg van …, terugbetaald na het evenement.’
2. In de offerte: het concept neemt de waarborgsommen van pakket en extra's bij elkaar opgeteld over in het veld Waarborgsom (terugbetaalbaar). Daar pas je ze aan voor deze boeking. De offerte-pdf en het klantportaal noemen de waarborgsom als aparte opmerking.
3. In de aanvraag: na het versturen staat het blok Waarborgsom met bedrag en stand.

Een eigen tekst bij de waarborgsom – bijvoorbeeld ‘Staatsrapport bij overdracht en teruggave’ – vul je in onder Instellingen → Documenten & export → Standaardteksten in het veld Opmerking onder de borg. Hij verschijnt op de boekingspagina, in de offerte en in het klantportaal onder de waarborgsom.

Waarborgsom online met Stripe

Is Stripe actief, dan betaalt de klant de waarborgsom met Nu betalen samen met de opeisbare termijn, meestal de aanbetaling – één betaling voor de klant. Is er op dat moment geen termijn opeisbaar, dan betaalt hij alleen de waarborgsom. Na de betaling staat de waarborgsom automatisch op ontvangen. Er ontstaat geen factuur voor.

Waarborgsom als reservering op de kaart

In plaats van de waarborgsom af te schrijven, kun je die alleen laten reserveren op de kaart van de klant. Onder Instellingen → Betaling & Stripe kies je bij Waarborgsom online:

• met de betaling betaald, na het event terugbetaald – zoals hierboven beschreven (standaard), of
• als reservering op de kaart (niet afgeschreven).

Zo werkt de reservering op de kaart:

1. Betaalt de klant een termijn met Stripe, dan betaalt hij de waarborgsom niet mee. Stripe slaat alleen zijn kaart op.
2. 2 dagen vóór het event reserveert BoothDock de waarborgsom op die kaart. Er wordt niets afgeschreven. Eerder kan niet, want Stripe houdt een reservering hooguit 7 dagen vast.
3. Lukt de reservering niet, bijvoorbeeld doordat de kaart wordt geweigerd of er geen kaart is opgeslagen, dan krijg je een e-mail. BoothDock probeert het de volgende dag opnieuw, tot de dag van het event. Regel de waarborgsom dan direct met de klant.
4. Na het event klik je in de aanvraag in het blok Waarborgsom op Reservering vrijgeven – of op Deels inhouden met Ingehouden bedrag en Reden. BoothDock schrijft dan alleen dat bedrag af, de rest komt vrij. Doe je niets, dan geeft Stripe de reservering na 7 dagen zelf vrij.

Je klant leest op de boekingspagina, in de offerte en in het klantenportaal dat de waarborgsom 2 dagen vóór het event op zijn kaart wordt gereserveerd en na het event wordt vrijgegeven.

Stand van de waarborgsom

Is de waarborgsom online via Stripe betaald, dan betalen Volledig terugbetaald en Deels inhouden het bedrag automatisch terug op de kaart van de klant. Contant of per overschrijving betaal je zelf terug; Herstellen zet de stand dan weer op open. De knoppen ziet wie betalingen mag registreren.

Reiskosten

Onder Instellingen → Betaling & Stripe → Reiskosten leg je eenmalig vast:

De samenvatting op de boekingspagina vermeldt dan bijvoorbeeld ‘Voorrijkosten: tot 30 km inbegrepen, daarboven € 0,50 per km (heen en terug).’

Km-calculator in de offerte

In de offerte en bij Factuur schrijven staat naast de regels het veld Afstand in km (enkele reis). Vul de enkele afstand in en klik op Reiskosten berekenen: BoothDock trekt de inbegrepen kilometers af, verdubbelt bij heen en terug en voegt een regel Reiskosten toe met het aantal in km en jouw prijs per km. Reken je opnieuw, dan vervangt de nieuwe regel de oude.

Reiskostenschatting op de boekingspagina

Met het vinkje Reiskostenschatting tonen op de boekingspagina ziet de klant al vóór het verzenden wat de voorrijkosten ongeveer bedragen. In de stap Datum voert hij de Locatie in en klikt op Reiskosten inschatten. De pagina toont dan bijvoorbeeld ‘Voorrijkosten ca. € 30 – € 45 (ca. 40–48 km tot Lyon) – vrijblijvende schatting.’ of dat de reis naar verwachting inbegrepen is.

• De afstand berekent BoothDock met OpenStreetMap: van je adres onder Bedrijf & belasting naar de ingevoerde plaats.
• Alleen de plaats wordt doorgegeven, geen klantgegevens.
• Berekend wordt de hemelsbreedte maal een wegfactor. Daaruit volgt een bandbreedte, geen exacte route.
• De schatting is vrijblijvend. Bindend zijn de reiskosten in je offerte.

Het vinkje zie je alleen als BoothDock de schatting voor jouw account aanbiedt. Ontbreekt je adres, dan toont de pagina in plaats van een bandbreedte: ‘De reiskosten kunnen momenteel niet worden geschat. Ze staan in de offerte.’

Reiszones

In plaats van een bandbreedte kun je vaste prijzen per afstand instellen. Onder Reiszones (voor directe boeking) – zichtbaar als BoothDock de reiskostenschatting voor je account aanbiedt – voeg je met Zone toevoegen regels toe met tot km en Prijs, hooguit 8. Bijvoorbeeld:

Onder Voorbij de laatste zone kies je wat er voor grotere afstanden geldt: alleen aanvraag – reiskosten in de offerte of direct boeken – reiskosten op de eindfactuur.

Met zones toont de schatting op de boekingspagina een vaste prijs, bijvoorbeeld ‘Reis naar Lyon: € 25 (zone tot 30 km).’ Ligt de plaats verder weg dan de laatste zone, dan staat er dat de reiskosten in de offerte of op de eindfactuur staan. De afstand schat BoothDock zoals hierboven uit de plaats. Zonder zones gelden prijs per km en bandbreedte zoals voorheen.

Direct boeken (zie hieronder) gebruikt de zones: de zone komt als vaste regel in de offerte.

Direct boeken

Bij direct boeken boekt en betaalt je klant meteen op de boekingspagina, zonder dat jij eerst een offerte schrijft. Je schakelt het per pakket in: vink in het dialoogvenster van het pakket Direct boekbaar aan.

Voorwaarden:

• een gekoppeld Stripe-account dat betalingen kan ontvangen – zie Online betalen met Stripe
• volledige gegevens onder Boekingen → Instellingen → Bedrijf & belasting en Betaling & Stripe

Ontbreekt een van beide, dan blijft de boekingspagina bij aanvragen.

Zo werkt het voor je klant:

1. Het pakket toont op de boekingspagina het label Direct boekbaar.
2. De klant vult alles in en klikt op Bindend boeken en betalen.
3. BoothDock maakt meteen de offerte uit pakket, extra's en reiszone en verstuurt die. Ze is 2 dagen geldig en de datum is vanaf dat moment geblokkeerd.
4. De klant komt direct in het klantportaal, tekent daar het contract als je er een gebruikt, en betaalt via Stripe volgens jouw betaalplan.

Je gebruikelijke regels gelden ook voor directe boekingen: betaalplan, waarborgsom, contract en facturen zoals bij elke offerte.

Reiskosten: Heb je reiszones ingesteld, dan heeft directe boeking de plaats nodig. De passende zone verschijnt als aparte regel in de offerte. Ligt de plaats verder weg dan de laatste zone, dan beslist jouw instelling onder Voorbij de laatste zone:

• alleen aanvraag – reiskosten in de offerte: het wordt een gewone aanvraag. De klant leest: ‘… maakt voor uw datum of locatie een individuele offerte voor u.’
• direct boeken – reiskosten op de eindfactuur: de klant boekt meteen en jij voegt de reiskosten later toe aan de eindfactuur.

Zonder zones bevat de offerte geen reiskosten.

Betaalplan voor een pakket

Heb je eigen betaalplansjablonen opgeslagen, dan kies je in het dialoogvenster van een pakket onder Betaalplan voor dit pakket er een. Nieuwe offertes voor dit pakket starten dan met dit plan in plaats van met het Standaard betaalplan – zie Betaalplannen en termijnen.

Volgende stappen

• Boekingspagina instellen – pagina, widget en instellingen
• Betaalplannen en termijnen
• Offertes, facturen en documenten