Met Gastbetalingen betalen je gasten direct bij de fotobox – per sessie, per afdruk of als pakket. De box toont een QR-code, de gast betaalt op de eigen telefoon via Stripe en de box draait meteen verder. Je hebt geen kaartlezer nodig. Het geld gaat rechtstreeks naar je Stripe-account; BoothDock rekent geen provisie.
Voorwaarden
- een account met Pro (instellen kan ook zonder, inschakelen pas met Pro),
- een eigen Stripe-account, dat je in de Hub koppelt,
- BoothDock Studio vanaf 1.5.12 op de box – onder Windows, op iPad/iPhone en op de Mac,
- een internetverbinding bij de box, zolang gasten moeten betalen.
Instellen kunnen de eigenaar en de beheerders van het account.
Stripe koppelen
- Open in de Hub onder Evenementen je event en het tabblad Gastbetalingen.
- Klik op Koppelen met Stripe. Stripe vraagt je bedrijfs- en bankgegevens – dit is een overeenkomst tussen jou en Stripe.
- Daarna kom je terug op het tabblad. Staat daar ‘Stripe is gekoppeld, betalingen zijn mogelijk.’, dan ben je klaar. Mist Stripe nog gegevens, ga dan verder met Instellen bij Stripe voortzetten; Status controleren haalt de actuele status op.
Het Stripe-account geldt voor je hele BoothDock-account en alle events. Heb je Stripe al in de boekingsmodule gekoppeld, dan is het hetzelfde account. Een nieuw Stripe-account wordt aangemaakt voor het land dat in de boekingsmodule is ingesteld – zonder boekingsmodule voor Duitsland.
Gastbetalingen instellen
Kies onder Waarvoor betaalt de gast? een soort:
- per sessie – de gast betaalt voordat de opname start.
- voor afdrukken – fotograferen is gratis, er wordt bij het afdrukken betaald.
- voor een pakket (sessies en afdrukken) – de gast koopt meerdere sessies en afdrukken in één keer.
- Maak onder Aanbiedingen met Aanbieding toevoegen maximaal 6 aanbiedingen aan. Elke aanbieding heeft een Naam, een Prijs (0,50 tot 1.000) en het aantal Sessies en/of Afdrukken – bijvoorbeeld ‘1 sessie’ voor € 5 en ‘3 sessies’ voor € 12.
- Bij afdrukken en pakketten leg je onder Gratis afdrukken per sessie vast hoeveel afdrukken zonder betalen mogelijk zijn (0 tot 10).
- Kies onder Zonder internet wat de box zonder verbinding doet: Booth wacht tot het internet terug is (standaard) of Booth draait gratis door.
- Zet het vinkje bij Laat gasten bij de fotobooth betalen en tik op Opslaan. Bij de eerste keer inschakelen bevestig je eenmalig dat je de voorwaarden voor gastbetalingen (voorwaarden, deel F) hebt gelezen.
De boxen van het event nemen de instelling meteen over. Zonder aanbieding blijft betalen uit. De prijzen zijn eindprijzen, zoals de gast ze bij de box ziet.
Uitproberen in de testmodus
Met Testmodus (testkaarten, geen echt geld) probeer je het hele verloop uit op de echte box – ook zonder Pro en zonder eigen Stripe-account. Er wordt betaald met de Stripe-testkaart 4242 4242 4242 4242, een willekeurige vervaldatum in de toekomst en een willekeurige beveiligingscode. Er wordt niets afgeschreven. De box toont daarbij een balk ‘Testmodus’.
Zet de testmodus vóór de inzet met echte gasten weer uit. Tegoed uit testbetalingen geldt bij de box alleen zolang het event in de testmodus staat.
Zo betaalt de gast bij de box
- De gast start bij de box. Zijn er meerdere aanbiedingen, dan kiest hij er een; bij maar één aanbieding gaat het direct verder.
- De box toont het bedrag en een grote QR-code. De gast scant die en betaalt op de telefoon op de betaalpagina van Stripe. Welke betaalmethoden daar verschijnen (bijvoorbeeld kaart, Apple Pay of Google Pay), hangt af van je Stripe-account.
- Een paar seconden na de betaling toont de box ‘Bedankt! Betaald – daar gaan we.’ en start. Op de telefoon staat ‘Betaald – de fotobox start’.
De gast heeft 3 minuten de tijd; de box toont de resterende seconden. Met Annuleren of na afloop van de tijd sluit de box de betaling, en gaat het terug naar het begin.
- Pakketten en meerdere sessies: Wat niet meteen wordt gebruikt, blijft als tegoed op deze box staan – de volgende sessies lopen zonder opnieuw te betalen.
- Afdrukken: Zijn de gratis afdrukken op en is er geen afdruktegoed meer, dan opent de box vóór het afdrukken de stap Meer afdrukken betalen. Wordt er via een BoothDock Station afgedrukt, dan toont de Station een melding en wordt er op het scherm van de fotobox betaald.
- Zonder internet wacht de box met de melding ‘Betalen is nu niet mogelijk …’ of draait hij gratis door – afhankelijk van je instelling.
In BoothDock Studio zie je de status onder Systeem → Werking in het onderdeel Gastbetalingen, plus het openstaande tegoed van deze box. Instellen gebeurt alleen in de Hub.
Betalingen, uitbetaling en terugbetaling
- Maandoverzicht: Onderaan het tabblad Gastbetalingen zie je alle gastbetalingen van je account in de gekozen maand, over alle events – met tijd, event, bedrag en status (betaald, open, geannuleerd, verlopen). Testbetalingen zijn gemarkeerd en tellen niet mee in het totaal.
- Uitbetaling: Het geld staat op je Stripe-account. Stripe trekt zijn kosten van elke betaling af en betaalt volgens je uitbetalingsschema bij Stripe uit op je bankrekening. BoothDock rekent geen eigen kosten.
- Terugbetaling: Terugbetalingen doe je in je Stripe-dashboard bij de betreffende betaling. In de Hub blijft de betaling als betaald staan.
Juridisch: jij bent de verkoper
De overeenkomst over de betaalde sessie of afdruk komt tot stand tussen de gast en jou. BoothDock is alleen je technische dienstverlener en niet de verkoper. Daarmee ben jij verantwoordelijk voor prijzen en prijsaanduidingen, verplichte informatie aan de gast, bonnen en kwitanties, terugbetalingen en klachten en voor de belasting over je inkomsten. De details staan in deel F van de voorwaarden. Bij twijfel overleg je vragen over belasting en prijsaanduidingen met je belastingadviseur.
Veelgestelde vragen
Kost dit extra? Nee. Gastbetalingen zitten bij Pro inbegrepen; er gelden alleen de gebruikelijke Stripe-kosten op je Stripe-account.
Heeft de box eigen hardware nodig? Nee. De gast betaalt met de eigen telefoon; de box heeft alleen internet nodig.
En de huurtijd? Het verlengen van de huurtijd bij de box gebruikt dezelfde kassa en hetzelfde Stripe-account, zodra de kaart Huurtijd bij de booth in het tabblad Details verschijnt – zie Einde huurtijd en verlengen bij de box.
Zie ook: Evenement aanmaken, Afdrukken – formaten, printers en limieten, Abonnementen, facturering en team – Free, Pro, Pro-proef.