Pakker: varighed, tilbudspris, kaution og kørselsomkostninger

En pakke behøver ikke at være stiv: Din kunde kan vælge flere timer eller flere dage, en pakke kan i en periode være billigere, kan have en kaution, og kørslen regner BoothDock ud for dig. Alt indstiller du under Bookinger → Udbud → Pakker & ekstra i pakkens dialog, kørselsomkostningerne under Indstillinger → Betaling & Stripe.

Varighed i timer

I en pakkes dialog fastlægger du, hvor længe den varer, og om kunden må forlænge:

På bookingsiden vælger kunden i trinnet Dato under Varighed timerne – med tillægget i parentes. Slut-tidspunktet regner siden selv ud fra start og timer. Der optages fortsat hele dagen.

Varighed i dage

Til weekender eller events hen over midnat:

Kunden vælger under Antal dage varigheden og derefter startdagen. En startdag kan kun vælges, hvis alle dage i perioden er ledige. En accepteret booking blokerer hver af disse dage – i kalenderen, i Inventar og som event med slutdato. Fakturaen angiver leveringsperioden.

Tilbudspris

Under Tilbud i dialogen for en pakke eller et ekstra gør du en post billigere i en periode:

Bookingsiden viser den gamle pris overstreget, tilbudsprisen og mærkaten Tilbud, om ønsket med »… tilbage« og »til …«. I dialogen ser du »Stadig … af … tilgængelige«. Er kvoten opbrugt eller datoen overskredet, gælder den normale pris igen. Aflyste forespørgsler tæller ikke med. Tilbudsprisen står i forespørgslen som en almindelig pris – tilbud og faktura regner med den.

Kaution

En kaution er et beløb, du betaler tilbage efter eventet. Den er ikke en del af prisen: Den står ikke i linjerne, ikke i totalen og ikke på fakturaen, beskattes ikke og går ikke til din bogføring.

1. I varekataloget: I dialogen for en pakke eller et ekstra indtaster du beløbet under Kaution (refunderbar, ikke i prisen). Opsummeringen på bookingsiden viser så »Plus et depositum på …, som tilbagebetales efter arrangementet.«
2. I tilbuddet: Udkastet overtager kautionerne fra pakke og ekstra lagt sammen i feltet Kaution (refunderbar). Her ændrer du den for denne booking. Tilbuds-PDF'en og kundeportalen nævner kautionen som en særskilt note.
3. I forespørgslen: Efter afsendelsen står blokken Kaution med beløb og status.

En egen tekst om kautionen – for eksempel »Stand- og tilstandsrapport ved overdragelse og returnering« – indtaster du under Indstillinger → Bilag & eksport → Standardtekster i feltet Note under depositum. Den vises på bookingsiden, i tilbuddet og i kundeportalen under kautionen.

Kaution online med Stripe

Er Stripe aktiv, betaler kunden kautionen med Betal nu sammen med den forfaldne rate, oftest depositummet – én betaling for kunden. Er der lige nu ingen rate forfalden, betaler kunden kun kautionen. Efter betalingen står kautionen automatisk på modtaget. Der oprettes ingen faktura for den.

Kaution som reservation på kortet

I stedet for at trække kautionen kan du lade den reservere på kundens kort. Under Indstillinger → Betaling & Stripe vælger du ved Kaution online:

• betales sammen med betalingen, refunderes efter eventet – som beskrevet ovenfor (standard), eller
• som reservation på kortet (ikke trukket).

Sådan fungerer reservationen på kortet:

1. Betaler kunden en rate med Stripe, betaler vedkommende ikke kautionen med. Stripe gemmer kun kundens kort.
2. 2 dage før eventet reserverer BoothDock kautionen på dette kort. Der trækkes ikke noget. Tidligere er ikke muligt, for Stripe holder en reservation højst 7 dage.
3. Lykkes reservationen ikke, f.eks. fordi kortet afvises, eller der ikke er gemt noget kort, får du en e-mail. BoothDock prøver igen næste dag, indtil eventdagen. Afklar så kautionen direkte med kunden.
4. Efter eventet klikker du i forespørgslen i blokken Kaution på Frigiv reservation – eller på Tilbehold en del med Tilbageholdt beløb og Begrundelse. Så trækker BoothDock kun dette beløb, resten frigives. Gør du intet, frigiver Stripe reservationen af sig selv efter 7 dage.

Din kunde kan på bookingsiden, i tilbuddet og i kundeportalen læse, at kautionen reserveres på kortet 2 dage før eventet og frigives efter eventet.

Kautionens status

Blev kautionen betalt online via Stripe, refunderer Fuldt refunderet og Tilbehold en del automatisk beløbet til kundens kort. Kontant eller pr. overførsel betaler du selv tilbage; Nulstil sætter så status tilbage til åben. Knapperne ser den, der må registrere betalinger.

Kørselsomkostninger

Under Indstillinger → Betaling & Stripe → Kørselsomkostninger fastlægger du én gang:

Opsummeringen på bookingsiden nævner så for eksempel »Kørsel er inkluderet op til 30 km, derover 0,50 € pr. km (tur/retur).«

Km-beregner i tilbuddet

I tilbuddet og under Skriv faktura står ved siden af linjerne feltet Afstand i km (en vej). Indtast strækningen én vej og klik Beregn kørselsomkostninger: BoothDock trækker de inkluderede kilometer fra, fordobler ved tur/retur og tilføjer en linje Kørselsomkostninger med antal i km og din pris pr. km. Beregner du igen, erstatter den nye linje den gamle.

Estimat af kørselsomkostninger på bookingsiden

Med flueben ved Vis estimat af transportomkostninger på bookingsiden ser kunden allerede før afsendelsen, hvad kørslen cirka koster. I trinnet Dato indtaster kunden Sted og klikker Beregn transportomkostninger. Siden viser så for eksempel »Transport ca. 30 € – 45 € (ca. 40–48 km til Lyon) – uforpligtende estimat.« eller at kørslen forventeligt er inkluderet.

• Afstanden beregner BoothDock med OpenStreetMap: fra din adresse under Firma & skat til det indtastede sted.
• Der overføres kun stedet, ingen kundedata.
• Der regnes med luftlinjen gange en vejfaktor. Det giver et interval, ikke en nøjagtig rute.
• Estimatet er uforpligtende. Bindende er kørselsomkostningerne i dit tilbud.

Fluebenet ser du kun, hvis BoothDock tilbyder estimatet til din konto. Mangler din adresse, viser siden i stedet for et interval: »Transportomkostningerne kan ikke estimeres lige nu. De fremgår af tilbuddet.«

Kørselszoner

I stedet for et interval kan du fastsætte faste priser efter afstand. Under Kørselszoner (til straksbooking) – synligt, når BoothDock tilbyder estimatet af transportomkostninger til din konto – tilføjer du med Tilføj zone rækker med op til km og Pris, højst 8. For eksempel:

Under Ud over den sidste zone vælger du, hvad der gælder for længere strækninger: kun forespørgsel – kørselsomkostninger i tilbuddet eller book straks – kørselsomkostninger på slutfakturaen.

Med zoner viser estimatet på bookingsiden en fast pris, for eksempel »Kørsel til Lyon: 25 € (zone op til 30 km).« Ligger stedet længere væk end den sidste zone, står der, at kørselsomkostningerne fremgår af tilbuddet eller slutfakturaen. Afstanden estimerer BoothDock som ovenfor ud fra stedet. Uden zoner gælder pris pr. km og interval som hidtil.

Straksbooking (se nedenfor) bruger zonerne: zonen lægges ind i tilbuddet som en fast linje.

Straksbooking

Ved straksbooking booker og betaler din kunde direkte på bookingsiden, uden at du først skriver et tilbud. Du slår den til pr. pakke: sæt kryds ved Straksbooking i pakkens dialog.

Forudsætninger:

• en tilsluttet Stripe-konto, der kan modtage betalinger – se Onlinebetaling med Stripe
• udfyldte oplysninger under Bookinger → Indstillinger → Firma & skat og Betaling & Stripe

Mangler en af dem, forbliver bookingsiden ved forespørgsler.

Sådan foregår det for din kunde:

1. Pakken viser mærket Straksbooking på bookingsiden.
2. Kunden udfylder alt og klikker på Book bindende og betal nu.
3. BoothDock opretter straks tilbuddet ud fra pakke, ekstraudstyr og kørselszone og sender det. Det er gyldigt i 2 dage, og datoen er blokeret fra da af.
4. Kunden lander direkte i kundeportalen, underskriver dér kontrakten, hvis du bruger en, og betaler via Stripe efter din betalingsplan.

Dine sædvanlige regler gælder også for straksbookinger: betalingsplan, kaution, kontrakt og fakturaer som ved ethvert tilbud.

Kørselsomkostninger: Har du sat kørselszoner op, kræver straksbooking stedet. Den passende zone vises som en egen linje i tilbuddet. Ligger stedet længere væk end den sidste zone, afgør din indstilling under Ud over den sidste zone:

• kun forespørgsel – kørselsomkostninger i tilbuddet: det bliver en almindelig forespørgsel. Kunden læser: »… sender Dem et individuelt tilbud til Deres dato eller sted.«
• book straks – kørselsomkostninger på slutfakturaen: kunden booker med det samme, og du lægger kørselsomkostningerne på slutfakturaen senere.

Uden zoner indeholder tilbuddet ingen kørselsomkostninger.

Betalingsplan til en pakke

Har du gemt egne betalingsplan-skabeloner, vælger du i en pakkes dialog under Betalingsplan for denne pakke en af dem. Nye tilbud til denne pakke starter så med denne plan i stedet for med Standard betalingsplan – se Betalingsplaner og rater.

Næste skridt

• Opsæt bookingsiden – side, widget og indstillinger
• Betalingsplaner og rater
• Tilbud, fakturaer og bilag