Ett paket behöver inte vara stelt: din kund kan välja fler timmar eller fler dagar, ett paket kan vara billigare under en tid, ha en deposition, och framkörningen räknar BoothDock ut åt dig. Allt ställer du in under Bokningar → Utbud → Paket & tillval i paketets dialogruta, resekostnaderna under Inställningar → Betalning & Stripe.
Längd i timmar
I ett pakets dialogruta bestämmer du hur länge det varar och om kunden får förlänga:
| Fält | Betydelse |
|---|---|
| Längd (timmar) | Så många timmar ingår i priset, till exempel 4. |
| Högst timmar (kunden väljer) | Är värdet större än längden väljer kunden själv timmarna, till exempel 4 till 8. Lika med längden = fast längd. |
| Pris per extra timme | Varje timme över längden kostar detta belopp. |
På bokningssidan väljer kunden i steget Datum under Längd timmarna – med tillägget inom parentes. Slut-tiden räknar sidan själv ut från start och timmar. Som upptagen räknas fortfarande hela dagen.
Längd i dagar
För helger eller event över midnatt:
| Fält | Betydelse |
|---|---|
| Bokade dagar | Till exempel 2 för en helg. Kunden väljer bara startdagen, de följande dagarna bokas också. |
| Högst dagar (kunden väljer) | Är värdet större än Bokade dagar väljer kunden längden själv, till exempel 2 till 3 dagar. |
| Pris per extra dag | Varje dag över Bokade dagar kostar detta belopp. |
Kunden väljer längden under Antal dagar och därefter startdagen. En startdag går bara att välja om alla dagar i perioden är lediga. En godkänd bokning blockerar var och en av dessa dagar – i kalendern, i Inventarie och som event med slutdatum. Fakturan anger leveransperioden.
Erbjudandepris
Under Erbjudande i dialogrutan för ett paket eller tillval gör du en post billigare under en tid:
| Fält | Betydelse |
|---|---|
| Erbjudandepris | Måste ligga under ordinarie pris. |
| För de första … förfrågningarna (0 = ingen gräns) | Hur många förfrågningar via din bokningssida som får erbjudandepriset. |
| Gäller till (valfritt) | Sista dagen för erbjudandet. |
Bokningssidan visar det gamla priset överstruket, erbjudandepriset och märkningen Erbjudande, på begäran med ”… kvar” och ”till …”. I dialogrutan ser du ”… av … kvar”. Är kvoten slut eller datumet passerat gäller ordinarie pris igen. Avbokade förfrågningar räknas inte med. Erbjudandepriset står i förfrågan som ett vanligt pris – offert och faktura räknar med det.
Deposition
En deposition är ett belopp som du betalar tillbaka efter eventet. Den ingår inte i priset: den står inte bland raderna, inte i summan och inte på fakturan, beskattas inte och går inte till din bokföring.
- I artikelregistret: I dialogrutan för ett paket eller tillval anger du beloppet under Deposition (återbetalas, ingår inte i priset). Sammanfattningen på bokningssidan visar då ”Plus en deposition på …, återbetalas efter evenemanget.”
- I offerten: Utkastet tar över depositionerna från paket och tillval, sammanräknade, i fältet Deposition (återbetalas). Där ändrar du den för just den här bokningen. Offert-PDF:en och kundportalen anger depositionen som en egen anmärkning.
- I förfrågan: Efter att offerten skickats står blocket Deposition med belopp och status.
En egen text om depositionen – till exempel ”Besiktningsprotokoll vid överlämning och återlämning” – anger du under Inställningar → Underlag & export → Standardtexter i fältet Anmärkning under depositionen. Den visas på bokningssidan, i offerten och i kundportalen under depositionen.
Deposition online med Stripe
Är Stripe aktivt betalar kunden depositionen med Betala nu tillsammans med den förfallna delbetalningen, oftast handpenningen – en betalning för kunden. Förfaller ingen delbetalning just nu betalar hen bara depositionen. Efter betalningen står depositionen automatiskt som mottagen. Någon faktura skapas inte för den.
Deposition som reservation på kortet
I stället för att dra depositionen kan du låta reservera den på kundens kort. Under Inställningar → Betalning & Stripe väljer du vid Deposition online:
- betalas med betalningen, återbetalas efter eventet – som beskrivs ovan (standard), eller
- som reservation på kortet (dras inte).
Så fungerar kortreservationen:
- Betalar kunden en delbetalning med Stripe betalar hen inte depositionen samtidigt. Stripe sparar bara kundens kort.
- 2 dagar före eventet reserverar BoothDock depositionen på det kortet. Inget dras. Tidigare går inte, eftersom Stripe håller en reservation högst 7 dagar.
- Lyckas inte reservationen, t.ex. för att kortet nekas eller inget kort är sparat, får du ett mejl. BoothDock försöker igen nästa dag, fram till eventdagen. Reda då ut depositionen direkt med kunden.
- Efter eventet klickar du i förfrågan i blocket Deposition på Frigör reservation – eller på Behåll delvis med Behållet belopp och Orsak. Då drar BoothDock bara det beloppet, resten frigörs. Gör du inget frigör Stripe reservationen av sig själv efter 7 dagar.
Din kund kan på bokningssidan, i offerten och i kundportalen läsa att depositionen reserveras på kortet 2 dagar före eventet och frigörs efter eventet.
Depositionens status
| Status | Betydelse |
|---|---|
| öppen | Inte mottagen ännu. Kommer depositionen kontant eller via banköverföring väljer du datum och Betalsätt och klickar Deposition mottagen. |
| Reserverad | Reserverad på kundens kort, inget draget. Efter eventet Frigör reservation eller Behåll delvis. |
| mottagen | Finns hos dig. Efter eventet klickar du Helt återbetald – eller Behåll delvis med Behållet belopp och Orsak (t.ex. skada på skrivaren). |
| återbetald | Helt återbetald. |
| behållen | Helt eller delvis behållen; resten är återbetald. |
Har depositionen betalats online via Stripe återbetalar Helt återbetald och Behåll delvis beloppet automatiskt till kundens kort. Kontant eller via banköverföring betalar du själv tillbaka; Återställ sätter då statusen tillbaka till öppen. Knapparna ser den som får registrera betalningar.
Resekostnader
Under Inställningar → Betalning & Stripe → Resekostnader anger du en gång:
| Inställning | Betydelse |
|---|---|
| Ingår upp till (km) | Så många kilometer ingår i priset. |
| Pris per km | Vad varje kilometer därutöver kostar. Utan pris per km är funktionen avstängd. |
| Beräkna tur och retur | Kilometrarna över den inkluderade sträckan räknas dubbelt. |
Sammanfattningen på bokningssidan anger då till exempel ”Resa ingår upp till 30 km, därutöver 0,50 € per km (tur och retur).”
km-räknare i offerten
I offerten och vid Skriv faktura finns bredvid raderna fältet Avstånd i km (enkel resa). Ange den enkla sträckan och klicka Beräkna resekostnader: BoothDock drar av de inkluderade kilometrarna, dubblar vid tur och retur och lägger in en rad Resekostnader med antal i km och ditt pris per km. Räknar du om ersätter den nya raden den gamla.
Uppskattning av resekostnader på bokningssidan
Med bocken Visa en uppskattning av resekostnader på bokningssidan ser kunden redan före avsändandet ungefär vad framkörningen kostar. I steget Datum anger hen Plats och klickar Beräkna resekostnader. Sidan visar då till exempel ”Resa ca 30 € – 45 € (ca 40–48 km till Lyon) – ej bindande uppskattning.” eller att resan förväntas ingå i priset.
- Avståndet beräknar BoothDock med OpenStreetMap: från din adress under Företag & skatt till den angivna orten.
- Endast orten överförs, inga kunduppgifter.
- Beräkningen utgår från fågelvägen gånger en vägfaktor. Det ger ett intervall, inte en exakt rutt.
- Uppskattningen är ej bindande. Bindande är resekostnaderna i din offert.
Bocken ser du bara om BoothDock erbjuder uppskattningen för ditt konto. Saknas din adress visar sidan i stället för ett intervall: ”Resekostnaderna kan inte uppskattas just nu. De framgår av offerten.”
Resezoner
I stället för ett intervall kan du fastställa fasta priser efter avstånd. Under Resezoner (för direktbokning) – synligt när BoothDock erbjuder uppskattningen av resekostnader för ditt konto – lägger du med Lägg till zon till rader med upp till km och Pris, högst 8. Till exempel:
| upp till km | Pris |
|---|---|
| 15 | 0 € |
| 30 | 25 € |
| 50 | 50 € |
Under Bortom sista zonen väljer du vad som gäller för längre sträckor: endast förfrågan – resekostnader i erbjudandet eller boka direkt – resekostnader på slutfakturan.
Med zoner visar uppskattningen på bokningssidan ett fast pris, till exempel ”Resa till Lyon: 25 € (zon upp till 30 km).” Ligger orten längre bort än den sista zonen står där att resekostnaderna finns i offerten eller på slutfakturan. Avståndet uppskattar BoothDock som ovan utifrån orten. Utan zoner gäller pris per km och intervall som tidigare.
Direktbokning (se nedan) använder zonerna: zonen läggs till i offerten som en fast rad.
Direktbokning
Vid direktbokning bokar och betalar din kund direkt på bokningssidan, utan att du först skriver en offert. Du slår på den per paket: kryssa i Direktbokning i paketets dialogruta.
Förutsättningar:
- ett anslutet Stripe-konto som kan ta emot betalningar – se Onlinebetalning med Stripe
- kompletta uppgifter under Bokningar → Inställningar → Företag & skatt och Betalning & Stripe
Saknas något av detta förblir bokningssidan vid förfrågningar.
Så fungerar det för din kund:
- Paketet visar etiketten Direktbokning på bokningssidan.
- Kunden fyller i allt och klickar på Boka bindande och betala.
- BoothDock skapar genast offerten av paket, tillval och resezon och skickar den. Den gäller i 2 dagar och datumet är spärrat från och med då.
- Kunden hamnar direkt i kundportalen, signerar avtalet där om du använder ett och betalar via Stripe enligt din betalningsplan.
Dina vanliga regler gäller även för direktbokningar: betalningsplan, deposition, avtal och fakturor som för vilken offert som helst.
Resekostnader: Har du ställt in resezoner behöver direktbokningen orten. Den matchande zonen visas som en egen rad i offerten. Ligger orten längre bort än den sista zonen avgör din inställning under Bortom sista zonen:
- endast förfrågan – resekostnader i erbjudandet: det blir en vanlig förfrågan. Kunden läser: ”… skickar ett individuellt erbjudande för ert datum eller er plats.”
- boka direkt – resekostnader på slutfakturan: kunden bokar genast och du lägger till resekostnaderna på slutfakturan senare.
Utan zoner innehåller offerten inga resekostnader.
Betalningsplan för ett paket
Har du sparat egna betalningsplansmallar väljer du i ett pakets dialogruta under Betalningsplan för detta paket en av dem. Nya offerter för det här paketet startar då med den planen i stället för med Standardbetalningsplan – se Betalningsplaner och delbetalningar.