Under Utbud → Inventarie lägger du in det du hyr ut: dina bås, utrustning som skrivare eller bakgrunder och förbrukningsmaterial som papper. Utifrån det avgörs vad som fortfarande går att boka en viss dag. Så länge inventariet är tomt räknar bokningssidan som tidigare med dina båsplatser.
Bås
Med Lägg till bås skapar du en rad per bås.
- Koppla till bås: välj ett bås som är parkopplat i Hub. Då får eventet för en godkänd bokning det här båset automatiskt.
- Platshållare: har du inte parkopplat ett bås än – till exempel för att det ännu inte levererats –, lämnar du kopplingen tom. Raden räknas ändå som ett bås. Kopplar du det senare får kommande bokningar för det här båset det riktiga båset automatiskt på sitt event.
Utrustning
Med Lägg till utrustning lägger du in skrivare, kameror, bakgrunder, ljus och rekvisita. Typ och Antal bestämmer hur många av dem som kan vara ute samtidigt. Under Avancerat finns Serienummer och Anteckningar (bara för dig).
Vad en bokning upptar
I dialogen för ett paket eller tillval (Utbud → Paket & tillval) bestämmer du i fältet Upptar vad en bokning blockerar:
- Valfritt bås – vilket ledigt bås som helst från inventariet,
- ett visst bås,
- utrustning med antal.
Så här bildar du till exempel en skrivare:
| Skrivare … | Så gör du |
|---|---|
| som tillval | Skapa ett tillval ”Skrivare” som upptar skrivaren. Är den redan bokad en viss dag går tillvalet inte att välja den dagen. |
| i paketet | Paketet upptar Valfritt bås och skrivaren. |
Bara godkända bokningar upptar inventarie – en ny förfrågan blockerar ännu ingenting. Ett flerdagarspaket (Bokade dagar) upptar var och en av sina dagar. Finns det inte längre något passande ledigt bås en viss dag visas dagen på bokningssidan som fullbokat; ett upptaget tillval visar ”Inte tillgänglig den här dagen”. I förfrågan ser du under Tilldelad vilket bås och vilken utrustning bokningen har fått. Godkänner du trots att dagen är full varnar Hub: ”Obs! Den här dagen är ditt inventarie överbokat.”
Utrustning som ett paket eller tillval fortfarande upptar kan du radera först när du har tagit bort den där.
Förbrukningsmaterial
Med Lägg till material lägger du till exempel in pappersrullar:
| Fält | Betydelse |
|---|---|
| Enhet | t.ex. rulle, paket, ark |
| Minimilager | Under den nivån varnar Hub. |
| Utskrifter per enhet | För förslaget ”Förbrukning från event”, t.ex. 400 utskrifter per rulle. |
| Passar till | Vilken av din utrustning som använder materialet. |
| Ingående lager | Lager när posten skapas. |
I listan ändrar du lagret med − och +. Ett klick på siffran öppnar Lager och historik: där bokför du en rörelse med Orsak (Inköp, Korrigering eller Förbrukning vid ett event), Mängd och Anteckning och ser under det Historik.
Vid Förbrukning vid ett event väljer du en godkänd bokning under Förbrukning från event. Har båset rapporterat utskrifter för det eventet föreslår Hub mängden – utskrifter delat med Utskrifter per enhet, avrundat uppåt. Det är bara ett förslag; kontrollera det snabbt.
När ett material når sitt minimilager visar fliken Utbud och underfliken Inventarie en siffra, och högst upp står ”Minimilager nått:” med materialet.
Foton
Varje post – bås, utrustning eller material – kan ha upp till 6 foton, precis som paket och tillval. Foton lägger du till efter första gången du klickat Spara, med Lägg till foto. Det första fotot är omslagsbilden; Flytta fram ändrar ordningen. För paket och tillval visas fotona på bokningssidan.