Pacotes: duração, preço promocional, caução e custos de deslocação

Um pacote não tem de ser rígido: o seu cliente pode escolher mais horas ou mais dias, um pacote pode ficar mais barato durante algum tempo, ter uma caução, e a deslocação é calculada pelo BoothDock. Tudo se define em Reservas → Oferta → Pacotes e extras na janela do pacote; os custos de deslocação em Definições → Pagamento e Stripe.

Duração em horas

Na janela de um pacote define quanto tempo dura e se o cliente pode prolongar:

Na página de reservas, o cliente escolhe as horas no passo Data, em Duração – com o acréscimo entre parênteses. A hora de Fim é calculada pela própria página a partir do início e das horas. Continua a ficar ocupado o dia inteiro.

Duração em dias

Para fins de semana ou eventos que passam da meia-noite:

O cliente escolhe a duração em Número de dias e depois o primeiro dia. Um primeiro dia só pode ser escolhido se todos os dias do intervalo estiverem livres. Uma reserva aceite bloqueia cada um desses dias – no calendário, no Inventário e como evento com data de fim. A fatura indica o período da prestação do serviço.

Preço promocional

Em Promoção, na janela de um pacote ou extra, torna uma entrada mais barata durante algum tempo:

A página de reservas mostra o preço antigo riscado, o preço promocional e a indicação Promoção, se quiser com «ainda há … disponíveis» e «até …». Na janela vê «Ainda há … de … disponíveis». Se o contingente se esgotar ou a data passar, volta a valer o preço normal. Os pedidos cancelados não contam. O preço promocional aparece no pedido como um preço normal – o orçamento e a fatura calculam com ele.

Caução

Uma caução é um valor que devolve depois do evento. Não faz parte do preço: não consta das linhas, nem do total, nem da fatura, não é tributada e não vai para a sua contabilidade.

1. No catálogo: na janela de um pacote ou extra, introduza o valor em Caução (reembolsável, não incluída no preço). O resumo na página de reservas mostra então «Mais uma caução de …, reembolsada após o evento.»
2. No orçamento: o rascunho assume as cauções do pacote e dos extras, somadas, no campo Caução (reembolsável). Aí pode alterá-la para esta reserva. O PDF do orçamento e o portal do cliente indicam a caução como nota à parte.
3. No pedido: depois do envio aparece o bloco Caução com o valor e o estado.

Um texto próprio sobre a caução – por exemplo «Auto de estado na entrega e na devolução» – escreve-o em Definições → Documentos e exportação → Textos predefinidos, no campo Nota abaixo da caução. Aparece na página de reservas, no orçamento e no portal do cliente, por baixo da caução.

Caução online com Stripe

Com o Stripe ativo, o cliente paga a caução com Pagar agora juntamente com a prestação vencida, normalmente o adiantamento – um só pagamento para o cliente. Se de momento não houver nenhuma prestação vencida, paga apenas a caução. Depois do pagamento, a caução fica automaticamente como recebida. Não é emitida fatura por ela.

Caução como retenção no cartão

Em vez de cobrar a caução, pode fazê-la apenas reter no cartão do cliente. Em Definições → Pagamento e Stripe escolhe em Caução online:

• paga com o pagamento, reembolsada após o evento – como descrito acima (predefinição), ou
• como retenção no cartão (sem cobrança).

Assim funciona a retenção no cartão:

1. Se o cliente pagar uma prestação com o Stripe, não paga a caução com ela. O Stripe guarda apenas o cartão.
2. 2 dias antes do evento, o BoothDock retém a caução nesse cartão. Nada é cobrado. Mais cedo não é possível, porque o Stripe mantém uma retenção no máximo 7 dias.
3. Se a retenção falhar, por exemplo porque o cartão é recusado ou não há nenhum cartão guardado, recebe um e-mail. O BoothDock tenta de novo no dia seguinte, até ao dia do evento. Esclareça então a caução diretamente com o cliente.
4. Depois do evento, clique no pedido, no bloco Caução, em Libertar retenção – ou em Reter parcialmente com Valor retido e Motivo. O BoothDock cobra então só esse valor e o resto fica livre. Se não fizer nada, o Stripe liberta a retenção sozinho ao fim de 7 dias.

O seu cliente lê na página de reservas, no orçamento e no portal do cliente que a caução é retida no cartão 2 dias antes do evento e libertada depois do evento.

Estado da caução

Se a caução tiver sido paga online através do Stripe, Reembolsada na totalidade e Reter parcialmente reembolsam o valor automaticamente para o cartão do cliente. Em numerário ou por transferência, devolve você mesmo; Repor volta a pôr o estado em em aberto. Os botões são vistos por quem pode registar pagamentos.

Custos de deslocação

Em Definições → Pagamento e Stripe → Custos de deslocação define uma só vez:

O resumo na página de reservas indica então, por exemplo, «Deslocação incluída até 30 km, acima disso 0,50 € por km (ida e volta).»

Calculadora de km no orçamento

No orçamento e em Emitir fatura, junto às linhas, encontra o campo Distância em km (só ida). Introduza a distância de ida e clique em Calcular custos de deslocação: o BoothDock subtrai os quilómetros incluídos, duplica em caso de ida e volta e acrescenta uma linha Custos de deslocação com a quantidade em km e o seu preço por km. Se calcular de novo, a nova linha substitui a antiga.

Estimativa dos custos de deslocação na página de reservas

Com a opção Mostrar uma estimativa dos custos de deslocação na página de reservas, o cliente vê, antes de enviar, aproximadamente quanto custa a deslocação. No passo Data introduz o Local e clica em Estimar custos de deslocação. A página mostra então, por exemplo, «Deslocação aprox. 30 € – 45 € (aprox. 40–48 km até Lyon) – estimativa não vinculativa.» ou que a deslocação está provavelmente incluída.

• A distância é calculada pelo BoothDock com o OpenStreetMap: da sua morada em Empresa e impostos até ao local introduzido.
• Só é transmitido o local, nenhuns dados do cliente.
• Calcula-se a distância em linha reta vezes um fator de estrada. Daí resulta um intervalo, não um percurso exato.
• A estimativa não é vinculativa. Vinculativos são os custos de deslocação no seu orçamento.

A opção só a vê se o BoothDock oferecer a estimativa para a sua conta. Se a sua morada faltar, a página mostra em vez de um intervalo: «Neste momento não é possível estimar os custos de deslocação. Constarão do orçamento.»

Zonas de deslocação

Em vez de um intervalo, pode definir preços fixos por distância. Em Zonas de deslocação (para a reserva imediata) – visível se o BoothDock oferecer a estimativa de custos de deslocação para a sua conta – adiciona com Adicionar zona linhas com até km e Preço, no máximo 8. Por exemplo:

Em Além da última zona escolhe o que vale para distâncias maiores: apenas pedido – custos de deslocação no orçamento ou reserva imediata – custos de deslocação na fatura final.

Com zonas, a estimativa na página de reservas mostra um preço fixo, por exemplo «Deslocação para Lyon: 25 € (zona até 30 km).» Se o local ficar mais longe do que a última zona, a página indica que os custos de deslocação constam do orçamento ou da fatura final. O BoothDock estima a distância a partir do local, como acima. Sem zonas, valem o preço por km e o intervalo como até agora.

A reserva imediata (ver abaixo) usa as zonas: a zona é acrescentada ao orçamento como linha fixa.

Reserva imediata

Na reserva imediata, o seu cliente reserva e paga diretamente na página de reservas, sem que escreva primeiro um orçamento. Ativa-a por pacote: na janela do pacote, assinale Reserva imediata.

Requisitos:

• uma conta Stripe ligada que possa receber pagamentos – ver Pagamento online com Stripe
• dados completos em Reservas → Definições → Empresa e impostos e Pagamento e Stripe

Se faltar algum, a página de reservas continua só com pedidos.

Como funciona para o seu cliente:

1. O pacote mostra na página de reservas a etiqueta Reserva imediata.
2. O cliente preenche tudo e clica em Reservar e pagar agora.
3. O BoothDock cria logo o orçamento a partir do pacote, dos extras e da zona de deslocação e envia-o. É válido durante 2 dias e a data fica bloqueada a partir daí.
4. O cliente vai diretamente para o portal do cliente, assina aí o contrato, se usar um, e paga através do Stripe de acordo com o seu plano de pagamento.

As suas regras habituais aplicam-se também às reservas imediatas: plano de pagamento, caução, contrato e faturas como em qualquer orçamento.

Custos de deslocação: Se configurou zonas de deslocação, a reserva imediata precisa do local. A zona correspondente aparece como linha própria no orçamento. Se o local ficar mais longe do que a última zona, decide a sua definição em Além da última zona:

• apenas pedido – custos de deslocação no orçamento: passa a ser um pedido normal. O cliente lê: «… enviar-lhe-á um orçamento personalizado para a sua data ou local.»
• reserva imediata – custos de deslocação na fatura final: o cliente reserva logo e você acrescenta mais tarde os custos de deslocação à fatura final.

Sem zonas, o orçamento não contém custos de deslocação.

Plano de pagamento para um pacote

Se tiver guardado modelos de plano de pagamento próprios, escolha um deles na janela de um pacote, em Plano de pagamento para este pacote. Os novos orçamentos para este pacote começam então com este plano em vez do Plano de pagamento predefinido – veja Planos de pagamento e prestações.

Próximos passos

• Configurar a página de reservas – página, widget e definições
• Planos de pagamento e prestações
• Orçamentos, faturas e documentos