Formules : durée, prix promo, caution et frais de déplacement

Une formule n'a pas besoin d'être rigide : ton client peut choisir plus d'heures ou plus de jours, une formule peut être moins chère pendant un temps, porter une caution, et BoothDock calcule le déplacement pour toi. Tu règles tout sous Réservations → Offre → Formules & options dans la fenêtre de la formule, les frais de déplacement sous Paramètres → Paiement & Stripe.

Durée en heures

Dans la fenêtre d'une formule, tu définis combien de temps elle dure et si le client peut la prolonger :

Sur la page de réservation, le client choisit les heures à l'étape Date, sous Durée – avec le supplément entre parenthèses. L'heure de Fin est calculée par la page elle-même à partir du début et des heures. La journée entière reste bloquée.

Durée en jours

Pour les week-ends ou les événements qui dépassent minuit :

Le client choisit la durée sous Nombre de jours, puis le jour de début. Un jour de début n'est sélectionnable que si tous les jours de la période sont libres. Une réservation acceptée bloque chacun de ces jours – dans le calendrier, dans l'Inventaire et comme événement avec une date de fin. La facture indique la période de prestation.

Prix promo

Sous Promo dans la fenêtre d'une formule ou d'une option, tu rends une entrée moins chère pendant un temps :

La page de réservation affiche l'ancien prix barré, le prix promo et la mention Promo, au choix avec « encore … disponibles » et « jusqu'au … ». Dans la fenêtre, tu vois « Encore … sur … disponibles ». Une fois le quota épuisé ou la date dépassée, le prix normal s'applique de nouveau. Les demandes annulées ne comptent pas. Le prix promo apparaît dans la demande comme un prix normal – le devis et la facture le reprennent.

Caution

Une caution est un montant que tu rembourses après l'événement. Elle ne fait pas partie du prix : elle ne figure ni dans les lignes, ni dans le total, ni sur la facture, elle n'est pas soumise à la TVA et n'arrive pas dans ta comptabilité.

1. Dans le catalogue : dans la fenêtre d'une formule ou d'une option, tu saisis le montant sous Caution (remboursable, non comprise dans le prix). Le récapitulatif sur la page de réservation affiche alors « Caution de … en plus, remboursée après l'événement. »
2. Dans le devis : le brouillon reprend les cautions de la formule et des options, additionnées, dans le champ Caution (remboursable). Tu le modifies là pour cette réservation. Le PDF du devis et le portail client mentionnent la caution comme une note à part.
3. Dans la demande : après l'envoi, le bloc Caution affiche le montant et l'état.

Tu saisis un texte personnalisé sur la caution – par exemple « État des lieux à la remise et à la reprise » – sous Paramètres → Documents & export → Textes par défaut, dans le champ Mention sous la caution. Il apparaît sur la page de réservation, dans le devis et dans le portail client sous la caution.

Caution en ligne avec Stripe

Si Stripe est actif, le client paie la caution avec Payer maintenant en même temps que l'échéance due, en général l'acompte – un seul paiement pour le client. Si aucune échéance n'est due pour le moment, il ne paie que la caution. Après le paiement, la caution passe automatiquement à reçue. Aucune facture n'est créée pour elle.

Caution en empreinte bancaire

Au lieu de débiter la caution, tu peux la faire seulement bloquer sur la carte du client. Sous Paramètres → Paiement & Stripe, tu choisis à Caution en ligne :

• payée avec le paiement, remboursée après l’événement – comme décrit ci-dessus (par défaut), ou
• en empreinte bancaire (non débitée).

Voici comment fonctionne l'empreinte bancaire :

1. Quand le client paie une échéance avec Stripe, il ne paie pas la caution en même temps. Stripe enregistre seulement sa carte.
2. 2 jours avant l'événement, BoothDock bloque la caution sur cette carte. Rien n'est débité. Pas plus tôt, car Stripe conserve une empreinte 7 jours au maximum.
3. Si l'empreinte échoue, par exemple parce que la carte est refusée ou qu'aucune carte n'est enregistrée, tu reçois un e-mail. BoothDock réessaie le lendemain, jusqu'au jour de l'événement. Règle alors la caution directement avec le client.
4. Après l'événement, tu cliques dans la demande, dans le bloc Caution, sur Lever l’empreinte – ou sur Retenir en partie avec Montant retenu et Motif. BoothDock ne prélève alors que ce montant, le reste est libéré. Si tu ne fais rien, Stripe libère l'empreinte de lui-même après 7 jours.

Ton client lit sur la page de réservation, dans le devis et dans le portail client que la caution est bloquée sur sa carte 2 jours avant l'événement et libérée après l'événement.

État de la caution

Si la caution a été payée en ligne via Stripe, Remboursée intégralement et Retenir en partie remboursent automatiquement le montant sur la carte du client. En espèces ou par virement, tu rembourses toi-même ; Réinitialiser remet alors l'état sur en attente. Les boutons sont visibles pour toute personne autorisée à enregistrer des paiements.

Frais de déplacement

Sous Paramètres → Paiement & Stripe → Frais de déplacement, tu définis une fois pour toutes :

Le récapitulatif sur la page de réservation indique alors par exemple : « Déplacement inclus jusqu'à 30 km, au-delà 0,50 € par km (aller-retour). »

Calculateur de km dans le devis

Dans le devis et sous Rédiger une facture, le champ Distance en km (aller simple) se trouve à côté des lignes. Saisis la distance aller simple et clique sur Calculer les frais de déplacement : BoothDock déduit les kilomètres inclus, double en cas d'aller-retour et ajoute une ligne Frais de déplacement avec la quantité en km et ton prix par km. Si tu recalcules, la nouvelle ligne remplace l'ancienne.

Estimation des frais de déplacement sur la page de réservation

Avec la case Afficher une estimation des frais de déplacement sur la page de réservation, le client voit déjà avant l'envoi à peu près ce que coûte le déplacement. À l'étape Date, il saisit le Lieu et clique sur Estimer les frais de déplacement. La page affiche alors par exemple « Déplacement env. 30 € – 45 € (env. 40–48 km jusqu'à Lyon) – estimation non contractuelle. » ou indique que le déplacement devrait être inclus.

• BoothDock calcule la distance avec OpenStreetMap : de ton adresse sous Entreprise & fiscalité jusqu'au lieu saisi.
• Seul le lieu est transmis, aucune donnée client.
• Le calcul repose sur la distance à vol d'oiseau multipliée par un facteur routier. Il en résulte une fourchette, pas un itinéraire exact.
• L'estimation n'est pas contractuelle. Ce sont les frais de déplacement de ton devis qui font foi.

Tu ne vois la case que si BoothDock propose l'estimation pour ton compte. Si ton adresse manque, la page affiche à la place d'une fourchette : « Les frais de déplacement ne peuvent pas être estimés pour le moment. Ils figureront dans le devis. »

Zones de déplacement

Au lieu d'une fourchette, tu peux fixer des prix selon la distance. Sous Zones de déplacement (pour la réservation immédiate) – visible si BoothDock propose l'estimation des frais de déplacement pour ton compte – tu ajoutes avec Ajouter une zone des lignes avec jusqu'à km et Prix, 8 au maximum. Par exemple :

Sous Au-delà de la dernière zone, tu choisis ce qui s'applique pour les trajets plus longs : demande uniquement – frais dans le devis ou réservation immédiate – frais sur la facture finale.

Avec des zones, l'estimation sur la page de réservation affiche un prix fixe, par exemple « Déplacement à Lyon : 25 € (zone jusqu'à 30 km). » Si le lieu est plus éloigné que la dernière zone, la page indique que les frais de déplacement figurent dans le devis ou sur la facture finale. BoothDock estime la distance à partir du lieu comme ci-dessus. Sans zones, le prix par km et la fourchette s'appliquent comme avant.

La réservation immédiate (voir plus bas) utilise les zones : la zone figure comme ligne fixe dans le devis.

Réservation immédiate

Avec la réservation immédiate, ton client réserve et paie directement sur la page de réservation, sans que tu rédiges d'abord un devis. Tu l'actives par formule : dans la fenêtre de la formule, coche Réservation immédiate.

Conditions :

• un compte Stripe connecté qui peut encaisser des paiements – voir Paiement en ligne avec Stripe
• des informations complètes sous Réservations → Paramètres → Entreprise & fiscalité et Paiement & Stripe

S'il manque l'une d'elles, la page de réservation reste en mode demande.

Comment cela se passe pour ton client :

1. La formule porte la mention Réservation immédiate sur la page de réservation.
2. Le client remplit tout et clique sur Réserver et payer maintenant.
3. BoothDock crée aussitôt le devis à partir de la formule, des options et de la zone de déplacement, et l'envoie. Il est valable 2 jours, et la date est bloquée dès ce moment.
4. Le client arrive directement dans l'espace client, y signe le contrat si tu en utilises un, et paie via Stripe selon ton échéancier.

Tes règles habituelles s'appliquent aux réservations immédiates : échéancier, caution, contrat et factures comme pour tout devis.

Frais de déplacement : si tu as créé des zones de déplacement, la réservation immédiate a besoin du lieu. La zone correspondante figure comme ligne à part dans le devis. Si le lieu est plus loin que la dernière zone, ton réglage sous Au-delà de la dernière zone décide :

• demande uniquement – frais dans le devis : cela devient une demande normale. Le client lit : « … vous enverra un devis personnalisé pour votre date ou votre lieu. »
• réservation immédiate – frais sur la facture finale : le client réserve aussitôt, et tu ajoutes plus tard les frais de déplacement à la facture finale.

Sans zones, le devis ne contient pas de frais de déplacement.

Échéancier pour une formule

Si tu as enregistré tes propres modèles d'échéancier, tu en choisis un dans la fenêtre d'une formule sous Échéancier pour cette formule. Les nouveaux devis pour cette formule démarrent alors avec cet échéancier au lieu de l'Échéancier par défaut – voir Échéanciers et échéances.

Étapes suivantes

• Configurer la page de réservation – page, widget et paramètres
• Échéanciers et échéances
• Devis, factures et documents