Pakiety: czas trwania, cena promocyjna, kaucja i koszty dojazdu

Pakiet nie musi być sztywny: twój klient może wybrać więcej godzin lub więcej dni, pakiet może być przez jakiś czas tańszy, mieć kaucję, a dojazd BoothDock policzy za ciebie. Wszystko ustawiasz w części Rezerwacje → Oferta → Pakiety i dodatki w oknie pakietu, a koszty dojazdu w części Ustawienia → Płatność i Stripe.

Czas trwania w godzinach

W oknie pakietu ustalasz, jak długo trwa i czy klient może go przedłużyć:

Na stronie rezerwacji klient wybiera w kroku Termin w polu Czas trwania godziny – z dopłatą w nawiasie. Godzinę Koniec strona sama liczy z początku i liczby godzin. Zajęty nadal jest cały dzień.

Czas trwania w dniach

Na weekendy lub wydarzenia po północy:

Klient wybiera w polu Liczba dni czas trwania, a potem dzień początkowy. Dzień początkowy można wybrać tylko wtedy, gdy wszystkie dni przedziału są wolne. Przyjęta rezerwacja blokuje każdy z tych dni – w kalendarzu, w Inwentarzu i jako wydarzenie z datą zakończenia. Faktura podaje okres świadczenia usługi.

Cena promocyjna

W części Promocja w oknie pakietu lub dodatku robisz pozycję na jakiś czas tańszą:

Strona rezerwacji pokazuje starą cenę przekreśloną, cenę promocyjną i oznaczenie Promocja, w razie potrzeby z „jeszcze … dostępnych” i „do …”. W oknie widzisz „Jeszcze … z … dostępnych”. Gdy pula się wyczerpie lub minie data, znów obowiązuje zwykła cena. Anulowane zapytania się nie liczą. Cena promocyjna jest w zapytaniu jak zwykła cena – oferta i faktura liczą według niej.

Kaucja

Kaucja to kwota, którą zwracasz po wydarzeniu. Nie jest częścią ceny: nie ma jej w pozycjach, w sumie ani na fakturze, nie jest opodatkowana i nie trafia do twojej księgowości.

1. W katalogu: w oknie pakietu lub dodatku wpisujesz kwotę w polu Kaucja (zwrotna, nieujęta w cenie). Podsumowanie na stronie rezerwacji pokazuje wtedy „Dodatkowo kaucja …, zwracana po wydarzeniu.”
2. W ofercie: wersja robocza przejmuje kaucje z pakietu i dodatków, zsumowane, do pola Kaucja (zwrotna). Tam zmieniasz ją dla tej rezerwacji. PDF oferty i portal klienta podają kaucję jako osobną informację.
3. W zapytaniu: po wysłaniu pojawia się blok Kaucja z kwotą i statusem.

Własny tekst o kaucji – na przykład „Protokół stanu przy przekazaniu i zwrocie” – wpisujesz w części Ustawienia → Dokumenty i eksport → Teksty standardowe w polu Uwaga pod kaucją. Pojawia się na stronie rezerwacji, w ofercie i w portalu klienta pod kaucją.

Kaucja online przez Stripe

Gdy Stripe jest aktywny, klient płaci kaucję przyciskiem Zapłać teraz razem z wymagalną ratą, zwykle zaliczką – jedna płatność dla klienta. Jeśli akurat żadna rata nie jest wymagalna, płaci tylko kaucję. Po zapłacie kaucja automatycznie ma status otrzymana. Faktura za nią nie powstaje.

Kaucja jako blokada na karcie

Zamiast pobierać kaucję, możesz zablokować ją tylko na karcie klienta. W części Ustawienia → Płatność i Stripe wybierasz przy Kaucja online:

• płatna wraz z płatnością, zwracana po wydarzeniu – jak opisano wyżej (domyślnie), albo
• jako blokada na karcie (bez pobrania).

Tak działa blokada na karcie:

1. Gdy klient płaci ratę przez Stripe, nie płaci przy tym kaucji. Stripe zapisuje wtedy tylko jego kartę.
2. 2 dni przed wydarzeniem BoothDock blokuje kaucję na tej karcie. Nic nie jest pobierane. Wcześniej się nie da, bo Stripe trzyma blokadę najwyżej 7 dni.
3. Jeśli blokada się nie uda, np. bo karta zostanie odrzucona albo nie ma zapisanej karty, dostajesz e-mail. BoothDock próbuje ponownie następnego dnia, aż do dnia wydarzenia. Wyjaśnij wtedy kaucję bezpośrednio z klientem.
4. Po wydarzeniu klikasz w zapytaniu w bloku Kaucja Zwolnij blokadę – albo Zatrzymaj część z polami Zatrzymana kwota i Powód. Wtedy BoothDock pobiera tylko tę kwotę, reszta zostaje zwolniona. Jeśli nic nie zrobisz, Stripe sam zwalnia blokadę po 7 dniach.

Twój klient czyta na stronie rezerwacji, w ofercie i w portalu klienta, że kaucja jest blokowana na jego karcie 2 dni przed wydarzeniem i zwalniana po wydarzeniu.

Status kaucji

Jeśli kaucję zapłacono online przez Stripe, Zwrócona w całości i Zatrzymaj część automatycznie zwracają kwotę na kartę klienta. Gotówkę lub przelew zwracasz sam; Zresetuj ustawia wtedy status z powrotem na oczekuje. Przyciski widzi ten, kto może rejestrować płatności.

Koszty dojazdu

W części Ustawienia → Płatność i Stripe → Koszty dojazdu ustawiasz raz:

Podsumowanie na stronie rezerwacji podaje wtedy na przykład „Dojazd wliczony do 30 km, powyżej 0,50 € za km (tam i z powrotem).”

Kalkulator km w ofercie

W ofercie i przy Wystaw fakturę obok pozycji jest pole Odległość w km (w jedną stronę). Wpisz odległość w jedną stronę i kliknij Oblicz koszty dojazdu: BoothDock odejmuje wliczone kilometry, przy trasie tam i z powrotem podwaja i dodaje pozycję Koszty dojazdu z ilością w km i twoją ceną za km. Jeśli przeliczysz ponownie, nowy wiersz zastępuje stary.

Szacunek kosztów dojazdu na stronie rezerwacji

Po zaznaczeniu Pokazuj szacunek kosztów dojazdu na stronie rezerwacji klient już przed wysłaniem widzi, ile mniej więcej kosztuje dojazd. W kroku Termin wpisuje Miejsce i klika Oszacuj koszty dojazdu. Strona pokazuje wtedy na przykład „Dojazd ok. 30 € – 45 € (ok. 40–48 km do miejscowości Lyon) – szacunek niewiążący.” albo informację, że dojazd jest prawdopodobnie wliczony.

• Odległość BoothDock liczy z OpenStreetMap: od twojego adresu w części Firma i podatki do wpisanej miejscowości.
• Przekazywana jest tylko miejscowość, żadne dane klienta.
• Liczy się odległość w linii prostej razy współczynnik drogowy. Wychodzi z tego przedział, a nie dokładna trasa.
• Szacunek jest niewiążący. Wiążące są koszty dojazdu w twojej ofercie.

Zaznaczenie widzisz tylko wtedy, gdy BoothDock oferuje szacunek dla twojego konta. Jeśli brakuje twojego adresu, strona pokazuje zamiast przedziału: „Kosztów dojazdu nie można teraz oszacować. Zostaną podane w ofercie.”

Strefy dojazdu

Zamiast przedziału możesz ustalić stałe ceny według odległości. W części Strefy dojazdu (dla rezerwacji natychmiastowej) – widocznej, gdy BoothDock oferuje szacunek kosztów dojazdu dla twojego konta – przyciskiem Dodaj strefę dodajesz wiersze z do km i Cena, maksymalnie 8. Na przykład:

Pod Poza ostatnią strefą wybierasz, co obowiązuje przy dalszych trasach: tylko zapytanie – koszty dojazdu w ofercie albo rezerwacja natychmiastowa – koszty dojazdu na fakturze końcowej.

Ze strefami szacunek na stronie rezerwacji pokazuje stałą cenę, na przykład „Dojazd do miejscowości Lyon: 25 € (strefa do 30 km).” Jeśli miejscowość leży dalej niż ostatnia strefa, strona informuje, że koszty dojazdu są w ofercie lub na fakturze końcowej. Odległość BoothDock szacuje jak wyżej na podstawie miejscowości. Bez stref obowiązują cena za km i przedział jak dotychczas.

Rezerwacja natychmiastowa (patrz niżej) korzysta ze stref: strefa trafia do oferty jako stała pozycja.

Rezerwacja natychmiastowa

Przy rezerwacji natychmiastowej twój klient rezerwuje i płaci od razu na stronie rezerwacji, bez wcześniejszego pisania przez ciebie oferty. Włączasz ją dla każdego pakietu osobno: w oknie pakietu zaznacz Rezerwacja natychmiastowa.

Wymagania:

• połączone konto Stripe, które może przyjmować płatności – patrz Płatności online przez Stripe
• kompletne dane w sekcjach Rezerwacje → Ustawienia → Firma i podatki oraz Płatność i Stripe

Jeśli czegoś brakuje, strona rezerwacji pozostaje przy zapytaniach.

Tak to wygląda dla twojego klienta:

1. Pakiet na stronie rezerwacji ma etykietę Rezerwacja natychmiastowa.
2. Klient wypełnia wszystko i klika Zarezerwuj wiążąco i zapłać.
3. BoothDock od razu tworzy ofertę z pakietu, dodatków i strefy dojazdu i ją wysyła. Obowiązuje 2 dni, a termin jest od tej chwili zablokowany.
4. Klient trafia prosto do portalu klienta, podpisuje tam umowę, jeśli z niej korzystasz, i płaci przez Stripe według twojego planu płatności.

Twoje zwykłe zasady obowiązują także przy rezerwacjach natychmiastowych: plan płatności, kaucja, umowa i faktury jak przy każdej ofercie.

Koszty dojazdu: Jeśli ustawiłeś strefy dojazdu, rezerwacja natychmiastowa potrzebuje miejscowości. Pasująca strefa pojawia się w ofercie jako osobna pozycja. Jeśli miejscowość leży dalej niż ostatnia strefa, decyduje twoje ustawienie w części Poza ostatnią strefą:

• tylko zapytanie – koszty dojazdu w ofercie: powstaje zwykłe zapytanie. Klient czyta: „… przygotuje dla Państwa indywidualną ofertę na Państwa termin lub miejsce.”
• rezerwacja natychmiastowa – koszty dojazdu na fakturze końcowej: klient rezerwuje od razu, a ty później doliczasz koszty dojazdu do faktury końcowej.

Bez stref oferta nie zawiera kosztów dojazdu.

Plan płatności dla pakietu

Jeśli zapisałeś własne szablony planu płatności, wybierasz jeden z nich w oknie pakietu w polu Plan płatności dla tego pakietu. Nowe oferty dla tego pakietu zaczynają się wtedy od tego planu zamiast od Domyślny plan płatności – zobacz Plany płatności i raty.

Następne kroki

• Konfiguracja strony rezerwacji – strona, widżet i ustawienia
• Plany płatności i raty
• Oferty, faktury i dokumenty