Zdjęcia tylko e-mailem – a adresy przekazywane tylko za zgodą

Na niektórych eventach gość ma otrzymać swoje zdjęcie wyłącznie e-mailem – bez wydruku i bez kodu QR. Często też twój klient, organizator, chce potem wykorzystać adresy e-mail do własnych zaproszeń. Może to zrobić tylko wtedy, gdy gość wyraźnie się na to zgodzi. Oba ustawienia znajdziesz w BoothDock Studio w System, osobno dla każdej Box.

Ekran wyniku z „Otrzymaj przez e-mail” jako głównym przyciskiem i „Koniec”

Wymagania

BoothDock Studio 1.5.8 lub nowsze – w systemie Windows i na urządzeniach Apple (iPad, iPhone, Mac).
Box jest sparowana z Hubem, a aktywny event pochodzi z Huba (Wydarzenia → Wydarzenia z Huba → Przejmij jako wydarzenie lokalne) – zobacz Załóż konto i sparuj Box. Wysyłka odbywa się przez Hub; bez sparowania przycisk e-mail się nie pojawia.
E-mail zawiera miniaturę i link do zdjęcia w galerii Huba. Link działa, dopóki galeria jest online (Przechowywanie (dni) w karcie Galeria i goście).

Krok 1: tylko „Otrzymaj przez e-mail” przy wyniku

Otwórz System → Działanie → Akcje wyniku (gość).
Wyłącz Drukuj, Kod QR i Pobierz.
Włącz Otrzymaj przez e-mail.
Zostaw włączone Koniec – dzięki temu gość wraca do startu. Zmień wygląd i GIF z serii zdjęć możesz wyłączyć; Usuń według uznania.
Opcjonalnie: włącz Automatycznie otwieraj okno e-mail (domyślnie wyłączone). Wtedy okno na adres otwiera się przy wyniku samo; kto nie chce zdjęcia e-mailem, stuka Nie, dziękuję.

„Akcje wyniku (gość)”: aktywne tylko „Koniec” i „Otrzymaj przez e-mail”, pod spodem „Automatycznie otwieraj okno e-mail”

Jeśli e-mail jest jedynym sposobem, by zabrać zdjęcie, Otrzymaj przez e-mail staje się przy wyniku dużym głównym przyciskiem, a obok jest Koniec. Przycisk pojawia się u każdego gościa – zaznaczenie pola na ekranie informacji nie jest do tego potrzebne.

Jak to wygląda dla gościa

Gość stuka Otrzymaj przez e-mail, wpisuje adres i stuka Wyślij link. Box przesyła zdjęcie do Huba, a Hub wysyła e-mail. Okno wyraźnie informuje gościa: „Twój adres zostanie użyty wyłącznie do wysłania tego zdjęcia i nie zostanie zapisany.” Hub nie zapisuje adresu, a Box przechowuje go tylko do chwili, gdy e-mail jest w drodze. Potwierdzenie jest celowo neutralne – nie zdradza, czy adres istnieje.

Okno „Otrzymaj zdjęcie przez e-mail” z polem adresu, informacją i „Wyślij link”

Dopóki gość pisze, Box nie wraca do startu. Jeśli nikt nic nie wpisuje, okno zamyka się wraz ze zwykłym powrotem do startu.

Wskazówka: w Hubie ustaw Wydarzenia → Galeria i goście → Zakres galerii na Na sesję – każdy gość widzi tylko swoje zdjęcia. Wtedy link w e-mailu pokazuje tylko zdjęcia tego gościa.

Krok 2 (opcjonalnie): przekazanie adresu organizatorowi tylko z zaznaczeniem

Adresu z okna e-mail nie dostaje nikt – nawet ty. Jeśli twój klient ma otrzymywać adresy, korzystasz z formularza danych gości z własnym, dobrowolnym polem wyboru.

Otwórz System → Działanie → Dane gości (formularz).
Włącz Formularz danych gości.
W Kiedy wybierz moment w przebiegu: Przed udostępnieniem (po zdjęciu) pyta tuż przed wynikiem, Przed zdjęciem (po ochronie danych) już przed zdjęciem.
Stuknij + Pole, wpisz etykietę, np. „Adres e-mail”, i wybierz typ E-mail. Box sprawdza wtedy, czy wpis wygląda jak adres e-mail.
Zostaw Wymagane wyłączone. Jeśli wszystkie pola są dobrowolne, gość może pominąć formularz przyciskiem Pomiń.
W Pole wyboru kontaktu marketingowego (puste = brak) wpisz tekst pola, np. „Zgadzam się na przekazanie mojego adresu e-mail firmie [organizator], aby mogła kontaktować się ze mną w sprawie swoich wydarzeń.” Podaj nazwę organizatora i cel.

Pole nigdy nie jest obowiązkowe ani wstępnie zaznaczone. Jeśli pole tekstowe pozostanie puste, pola wyboru nie ma. W Teksty dla tłumaczysz nagłówek, pola i pole wyboru na każdy język gości.

Sekcja „Dane gości (formularz)” z polem e-mail, polem zgody na przekazanie i „Eksportuj tylko ze zgodą marketingową”

Tak gość widzi formularz:

Formularz danych gości z polem e-mail i dobrowolną zgodą na przekazanie

Bez podwójnego wpisywania: jeśli gość podał już adres e-mail w formularzu, jest on od razu wpisany w oknie Otrzymaj zdjęcie przez e-mail. Gość może go tam jeszcze zmienić; nic dodatkowo nie jest zapisywane.

Eksport i przekazanie adresów

Na Box: Eksportuj tylko ze zgodą marketingową pobiera jako plik CSV tylko tych gości aktywnego eventu, którzy zaznaczyli pole zgody (Zgoda na marketing = Tak). To jest lista, którą możesz przekazać klientowi. Eksportuj jako CSV pobiera natomiast wszystkie odpowiedzi. Przyciskiem Usuń dane gości usuwasz je z Box.
W Hubie (płatny plan): jeśli Box jest sparowana, odpowiedzi trafiają też do Huba. Znajdziesz je w Wydarzenia → twój event → karta Dane gości, a Pobierz CSV daje plik CSV. Ten plik zawiera wszystkie odpowiedzi; przekazuj z niego tylko wiersze z tak w kolumnie Marketing. W planie Free odpowiedzi zostają tylko na Box.

Formularz zapisuje wpisany adres także wtedy, gdy gość nie zaznaczy pola zgody. Dlatego do twojego klienta trafiają tylko adresy ze zgodą.

Ochrona danych

Kto zbiera dane, ten za nie odpowiada – ty jako operator, ewentualnie razem z klientem. Teksty informacji i pól zgody piszesz sam.
Adres w oknie e-mail służy tylko do wysłania tego zdjęcia i nie jest zgodą marketingową. O przekazaniu organizatorowi decyduje wyłącznie pole zgody w formularzu. Oba są dobrowolne; udział nie zależy od żadnego z nich.
Przekazuj tylko adresy z zaznaczoną zgodą.
Pola Dodatkowe pole wyboru: kontakt w System → Ochrona → Informacja o ochronie danych nie potrzebujesz już do wysyłki e-mailem. Jeśli dotąd używałeś go w tym celu, możesz je wyłączyć albo znowu używać zgodnie z jego właściwym przeznaczeniem. Zgody z ekranu informacji pobierzesz tam przyciskiem Eksportuj rejestr zgód – ze znacznikiem czasu i dokładnym tekstem.

Ten artykuł opisuje funkcje BoothDock i nie stanowi porady prawnej. W razie wątpliwości zapytaj swojego doradcę ds. ochrony danych.