Paquetes: duración, oferta, fianza y gastos de desplazamiento

Un paquete no tiene por qué ser rígido: tu cliente puede elegir más horas o más días, un paquete puede costar menos durante un tiempo, llevar una fianza, y BoothDock calcula el desplazamiento por ti. Todo lo ajustas en Reservas → Oferta → Paquetes y extras, en el diálogo del paquete; los gastos de desplazamiento, en Ajustes → Pago y Stripe.

Duración en horas

En el diálogo de un paquete defines cuánto dura y si el cliente puede ampliarlo:

En la página de reservas, el cliente elige las horas en el paso Fecha, en Duración, con el suplemento entre paréntesis. La hora de Fin la calcula la propia página a partir del inicio y las horas. Se sigue bloqueando el día completo.

Duración en días

Para fines de semana o eventos que pasan de medianoche:

El cliente elige la duración en Número de días y después el día de inicio. Un día de inicio solo se puede elegir si todos los días del tramo están libres. Una reserva aceptada bloquea cada uno de esos días: en el calendario, en el Inventario y como evento con fecha de fin. La factura indica el periodo de la prestación.

Precio de oferta

En Oferta, en el diálogo de un paquete o extra, haces que una entrada cueste menos durante un tiempo:

La página de reservas muestra el precio antiguo tachado, el precio de oferta y la indicación Oferta, si quieres con «quedan …» y «hasta el …». En el diálogo ves «Quedan … de …». Cuando se agota el cupo o pasa la fecha, vuelve a aplicarse el precio normal. Las solicitudes canceladas no cuentan. El precio de oferta aparece en la solicitud como un precio normal: el presupuesto y la factura lo usan.

Fianza

Una fianza es un importe que devuelves después del evento. No forma parte del precio: no aparece en las líneas, ni en el total, ni en la factura, no tributa y no va a tu contabilidad.

1. En el catálogo: en el diálogo de un paquete o extra introduces el importe en Fianza (reembolsable, no incluida en el precio). El resumen de la página de reservas muestra entonces «Más una fianza de …, reembolsable tras el evento.»
2. En el presupuesto: el borrador toma las fianzas del paquete y de los extras, sumadas, en el campo Fianza (reembolsable). Allí la modificas para esta reserva. El PDF del presupuesto y el portal del cliente mencionan la fianza como una nota aparte.
3. En la solicitud: tras el envío aparece el bloque Fianza con el importe y el estado.

Un texto propio sobre la fianza, por ejemplo «Acta del estado en la entrega y la devolución», lo escribes en Ajustes → Documentos y exportación → Textos predeterminados, en el campo Nota bajo la fianza. Aparece en la página de reservas, en el presupuesto y en el portal del cliente bajo la fianza.

Fianza online con Stripe

Si Stripe está activo, el cliente paga la fianza con Pagar ahora junto con el plazo que vence, normalmente el anticipo: un solo pago para el cliente. Si en ese momento no vence ningún plazo, paga solo la fianza. Tras el pago, la fianza pasa automáticamente a recibida. Para ella no se crea ninguna factura.

Fianza como retención en la tarjeta

En lugar de cobrar la fianza, puedes hacer que solo se retenga en la tarjeta del cliente. En Ajustes → Pago y Stripe eliges en Fianza online:

• se paga con el pago y se reembolsa después del evento – como se describe arriba (por defecto), o
• como retención en la tarjeta (sin cargo).

Así funciona la retención en la tarjeta:

1. Si el cliente paga un plazo con Stripe, no paga la fianza con él. Stripe solo guarda su tarjeta.
2. 2 días antes del evento, BoothDock retiene la fianza en esa tarjeta. No se cobra nada. No se puede antes, porque Stripe mantiene una retención como máximo 7 días.
3. Si la retención falla, por ejemplo porque la tarjeta es rechazada o no hay ninguna tarjeta guardada, recibes un e-mail. BoothDock lo vuelve a intentar al día siguiente, hasta el día del evento. Entonces aclara la fianza directamente con el cliente.
4. Después del evento haces clic en la solicitud, en el bloque Fianza, en Liberar retención, o en Retener parte con Importe retenido y Motivo. BoothDock cobra entonces solo ese importe y el resto queda libre. Si no haces nada, Stripe libera la retención por sí solo a los 7 días.

Tu cliente lee en la página de reservas, en el presupuesto y en el portal de clientes que la fianza se retiene en su tarjeta 2 días antes del evento y se libera después del evento.

Estado de la fianza

Si la fianza se pagó online con Stripe, Reembolsada por completo y Retener parte devuelven el importe automáticamente a la tarjeta del cliente. En efectivo o por transferencia la devuelves tú; Restablecer vuelve entonces a poner el estado en pendiente. Los botones los ve quien puede registrar pagos.

Gastos de desplazamiento

En Ajustes → Pago y Stripe → Gastos de desplazamiento defines una sola vez:

El resumen de la página de reservas dice entonces, por ejemplo: «Desplazamiento incluido hasta 30 km, a partir de ahí 0,50 € por km (ida y vuelta).»

Calculadora de km en el presupuesto

En el presupuesto y en Crear factura, junto a las líneas está el campo Distancia en km (solo ida). Introduce la distancia de ida y haz clic en Calcular gastos de desplazamiento: BoothDock resta los kilómetros incluidos, duplica en caso de ida y vuelta y añade una línea Gastos de desplazamiento con la cantidad en km y tu precio por km. Si calculas de nuevo, la nueva línea sustituye a la anterior.

Estimación de los gastos de desplazamiento en la página de reservas

Con la casilla Mostrar una estimación de los gastos de desplazamiento en la página de reservas, el cliente ve ya antes de enviar cuánto cuesta aproximadamente el desplazamiento. En el paso Fecha introduce el Lugar y hace clic en Estimar gastos de desplazamiento. La página muestra entonces, por ejemplo, «Desplazamiento aprox. 30 € – 45 € (aprox. 40–48 km hasta Lyon) – estimación no vinculante.» o indica que el desplazamiento probablemente está incluido.

• BoothDock calcula la distancia con OpenStreetMap: desde tu dirección en Empresa e impuestos hasta el lugar introducido.
• Solo se transmite el lugar, ningún dato del cliente.
• Se calcula la distancia en línea recta multiplicada por un factor de carretera. De ahí resulta un rango, no una ruta exacta.
• La estimación no es vinculante. Los gastos de desplazamiento de tu presupuesto sí lo son.

La casilla solo la ves si BoothDock ofrece la estimación para tu cuenta. Si falta tu dirección, la página muestra en lugar de un rango: «En este momento no es posible estimar los gastos de desplazamiento. Figurarán en el presupuesto.»

Zonas de desplazamiento

En lugar de un rango, puedes fijar precios según la distancia. En Zonas de desplazamiento (para la reserva inmediata) –visible si BoothDock ofrece la estimación de gastos de desplazamiento para tu cuenta– añades con Añadir zona filas con hasta km y Precio, como máximo 8. Por ejemplo:

En Más allá de la última zona eliges qué vale para distancias mayores: solo solicitud: gastos de desplazamiento en el presupuesto o reserva inmediata: gastos de desplazamiento en la factura final.

Con zonas, la estimación en la página de reservas muestra un precio fijo, por ejemplo «Desplazamiento a Lyon: 25 € (zona hasta 30 km).» Si el lugar queda más lejos que la última zona, la página indica que los gastos de desplazamiento figuran en el presupuesto o en la factura final. BoothDock estima la distancia a partir del lugar como arriba. Sin zonas, valen el precio por km y el rango como hasta ahora.

La Reserva inmediata (ver abajo) usa las zonas: la zona se añade al presupuesto como una línea fija.

Reserva inmediata

Con la reserva inmediata, tu cliente reserva y paga directamente en la página de reservas, sin que tengas que escribir antes un presupuesto. La activas por paquete: en el cuadro de diálogo del paquete, marca Reserva inmediata.

Requisitos:

• una cuenta de Stripe conectada que pueda aceptar pagos – ver Pago online con Stripe
• datos completos en Reservas → Ajustes → Empresa e impuestos y Pago y Stripe

Si falta alguno, la página de reservas se queda con solicitudes.

Así funciona para tu cliente:

1. El paquete muestra en la página de reservas la etiqueta Reserva inmediata.
2. El cliente lo rellena todo y hace clic en Reservar y pagar ahora.
3. BoothDock crea al instante el presupuesto a partir del paquete, los extras y la zona de desplazamiento, y lo envía. Es válido durante 2 días y desde ese momento la fecha queda bloqueada.
4. El cliente llega directamente al portal del cliente, firma allí el contrato si usas uno y paga con Stripe según tu plan de pagos.

Tus reglas habituales se aplican también a las reservas inmediatas: plan de pagos, fianza, contrato y facturas como en cualquier presupuesto.

Gastos de desplazamiento: Si has configurado zonas de desplazamiento, la reserva inmediata necesita el lugar. La zona correspondiente aparece como línea propia en el presupuesto. Si el lugar queda más lejos que la última zona, decide tu ajuste en Más allá de la última zona:

• solo solicitud: gastos de desplazamiento en el presupuesto: se convierte en una solicitud normal. El cliente lee: «… le enviará un presupuesto personalizado para su fecha o ubicación.»
• reserva inmediata: gastos de desplazamiento en la factura final: el cliente reserva al instante y tú añades los gastos de desplazamiento más tarde a la factura final.

Sin zonas, el presupuesto no contiene gastos de desplazamiento.

Plan de pagos para un paquete

Si has guardado plantillas propias de plan de pagos, eliges una en el diálogo de un paquete, en Plan de pagos para este paquete. Los presupuestos nuevos de este paquete empiezan entonces con ese plan en lugar del Plan de pagos predeterminado – consulta Planes de pago y plazos.

Próximos pasos

• Configurar la página de reservas – página, widget y ajustes
• Planes de pago y plazos
• Presupuestos, facturas y documentos