Un pacchetto non deve essere rigido: il tuo cliente può scegliere più ore o più giorni, un pacchetto può costare meno per un periodo, portare una cauzione, e BoothDock calcola la trasferta per te. Imposti tutto sotto Prenotazioni → Offerta → Pacchetti ed extra nella finestra del pacchetto, le spese di trasferta sotto Impostazioni → Pagamento e Stripe.
Durata in ore
Nella finestra di un pacchetto stabilisci quanto dura e se il cliente può prolungarlo:
| Campo | Significato |
|---|---|
| Durata (ore) | Queste ore sono incluse nel prezzo, ad esempio 4. |
| Ore massime (sceglie il cliente) | Se il valore è maggiore della durata, il cliente sceglie lui le ore, ad esempio da 4 a 8. Uguale alla durata = durata fissa. |
| Prezzo per ora aggiuntiva | Ogni ora oltre la durata costa questo importo. |
Nella pagina di prenotazione il cliente sceglie le ore nel passaggio Data, sotto Durata – con il supplemento tra parentesi. L'orario di Fine lo calcola la pagina stessa da inizio e ore. Viene comunque bloccata l'intera giornata.
Durata in giorni
Per i fine settimana o gli eventi che superano la mezzanotte:
| Campo | Significato |
|---|---|
| Giorni prenotati | Ad esempio 2 per un fine settimana. Il cliente sceglie solo il giorno di inizio; i giorni successivi vengono prenotati insieme. |
| Giorni massimi (sceglie il cliente) | Se il valore è maggiore di Giorni prenotati, il cliente sceglie lui la durata, ad esempio da 2 a 3 giorni. |
| Prezzo per giorno aggiuntivo | Ogni giorno oltre Giorni prenotati costa questo importo. |
Il cliente sceglie la durata sotto Numero di giorni e poi il giorno di inizio. Un giorno di inizio è selezionabile solo se tutti i giorni dell'intervallo sono liberi. Una prenotazione accettata blocca ciascuno di questi giorni – nel calendario, nell'Inventario e come evento con data di fine. La fattura indica il periodo della prestazione.
Prezzo in offerta
Sotto Offerta nella finestra di un pacchetto o di un extra rendi una voce più economica per un periodo:
| Campo | Significato |
|---|---|
| Prezzo in offerta | Deve essere inferiore al prezzo normale. |
| Per le prime … richieste (0 = senza limite) | Quante richieste ricevute tramite la tua pagina di prenotazione ottengono il prezzo in offerta. |
| Valida fino al (facoltativo) | Ultimo giorno dell'offerta. |
La pagina di prenotazione mostra il vecchio prezzo barrato, il prezzo in offerta e l'indicazione Offerta, a scelta con «ancora … disponibili» e «fino al …». Nella finestra vedi «Ancora … su … disponibili». Esaurita la quota o superata la data, torna a valere il prezzo normale. Le richieste annullate non contano. Il prezzo in offerta compare nella richiesta come un prezzo normale – preventivo e fattura lo usano.
Cauzione
Una cauzione è un importo che restituisci dopo l'evento. Non fa parte del prezzo: non compare nelle voci, né nel totale, né in fattura, non è soggetta a IVA e non arriva nella tua contabilità.
- Nell'anagrafica: nella finestra di un pacchetto o di un extra inserisci l'importo sotto Cauzione (restituibile, non inclusa nel prezzo). Il riepilogo nella pagina di prenotazione mostra allora «Più una cauzione di …, rimborsata dopo l'evento.»
- Nel preventivo: la bozza riprende le cauzioni di pacchetto ed extra sommate nel campo Cauzione (restituibile). Lì la modifichi per questa prenotazione. Il PDF del preventivo e il portale cliente riportano la cauzione come nota a parte.
- Nella richiesta: dopo l'invio compare il blocco Cauzione con importo e stato.
Un testo tuo sulla cauzione – ad esempio «Verbale di stato alla consegna e alla restituzione» – lo inserisci sotto Impostazioni → Documenti ed esportazione → Testi predefiniti nel campo Nota sotto la cauzione. Compare nella pagina di prenotazione, nel preventivo e nel portale cliente sotto la cauzione.
Cauzione online con Stripe
Se Stripe è attivo, il cliente paga la cauzione con Paga ora insieme alla rata in scadenza, di solito l'acconto – un unico pagamento per il cliente. Se al momento non c'è nessuna rata in scadenza, paga solo la cauzione. Dopo il pagamento la cauzione passa automaticamente a ricevuta. Per essa non viene creata alcuna fattura.
Cauzione come blocco sulla carta
Invece di addebitare la cauzione, puoi farla solo bloccare sulla carta del cliente. Sotto Impostazioni → Pagamento e Stripe scegli in Cauzione online:
- pagata con il pagamento, restituita dopo l'evento – come descritto sopra (predefinito), oppure
- come blocco sulla carta (non addebitata).
Il blocco sulla carta funziona così:
- Se il cliente paga una rata con Stripe, non paga con essa la cauzione. Stripe salva solo la sua carta.
- 2 giorni prima dell'evento BoothDock blocca la cauzione su quella carta. Non viene addebitato nulla. Prima non è possibile, perché Stripe mantiene un blocco al massimo 7 giorni.
- Se il blocco non riesce, ad esempio perché la carta viene rifiutata o non c'è nessuna carta salvata, ricevi un'e-mail. BoothDock riprova il giorno dopo, fino al giorno dell'evento. Chiarisci poi la cauzione direttamente con il cliente.
- Dopo l'evento clicchi nella richiesta, nel blocco Cauzione, su Rilascia il blocco – oppure su Trattieni in parte con Importo trattenuto e Motivo. BoothDock addebita allora solo quell'importo e il resto viene liberato. Se non fai nulla, Stripe rilascia il blocco da solo dopo 7 giorni.
Il tuo cliente legge nella pagina di prenotazione, nel preventivo e nel portale clienti che la cauzione viene bloccata sulla sua carta 2 giorni prima dell'evento e rilasciata dopo l'evento.
Stato della cauzione
| Stato | Significato |
|---|---|
| in attesa | Non ancora ricevuta. Se la cauzione arriva in contanti o con bonifico, scegli la data e il Metodo di pagamento e clicchi su Cauzione ricevuta. |
| Bloccata | Bloccata sulla carta del cliente, nulla addebitato. Dopo l'evento Rilascia il blocco o Trattieni in parte. |
| ricevuta | È presso di te. Dopo l'evento clicchi su Restituita per intero – oppure su Trattieni in parte con Importo trattenuto e Motivo (ad es. danni alla stampante). |
| restituita | Restituita per intero. |
| trattenuta | Trattenuta in tutto o in parte; il resto è restituito. |
Se la cauzione è stata pagata online tramite Stripe, Restituita per intero e Trattieni in parte rimborsano automaticamente l'importo sulla carta del cliente. In contanti o con bonifico la restituisci tu; Ripristina riporta poi lo stato a in attesa. I pulsanti li vede chi può registrare pagamenti.
Spese di trasferta
Sotto Impostazioni → Pagamento e Stripe → Spese di trasferta stabilisci una volta per tutte:
| Impostazione | Significato |
|---|---|
| Incluso fino a (km) | Questi chilometri sono inclusi nel prezzo. |
| Prezzo al km | Quanto costa ogni chilometro oltre. Senza prezzo al km la funzione è disattivata. |
| Calcola andata e ritorno | I chilometri oltre la distanza inclusa contano il doppio. |
Il riepilogo nella pagina di prenotazione riporta allora ad esempio «Trasferta inclusa fino a 30 km, oltre 0,50 € al km (andata e ritorno).»
Calcolatore di km nel preventivo
Nel preventivo e sotto Scrivi fattura accanto alle voci c'è il campo Distanza in km (solo andata). Inserisci la distanza di sola andata e clicca su Calcola spese di trasferta: BoothDock sottrae i chilometri inclusi, raddoppia per andata e ritorno e aggiunge una voce Spese di trasferta con la quantità in km e il tuo prezzo al km. Se ricalcoli, la nuova riga sostituisce la vecchia.
Stima delle spese di trasferta nella pagina di prenotazione
Con la spunta Mostra una stima dei costi di trasferta nella pagina di prenotazione il cliente vede già prima dell'invio quanto costa all'incirca la trasferta. Nel passaggio Data inserisce il Luogo e clicca su Stima dei costi di trasferta. La pagina mostra allora ad esempio «Trasferta ca. 30 € – 45 € (ca. 40–48 km fino a Lyon) – stima non vincolante.» oppure indica che la trasferta dovrebbe essere inclusa.
- BoothDock calcola la distanza con OpenStreetMap: dal tuo indirizzo sotto Azienda e fisco al luogo inserito.
- Viene trasmesso solo il luogo, nessun dato del cliente.
- Si calcola la distanza in linea d'aria moltiplicata per un fattore stradale. Ne risulta una fascia, non un percorso esatto.
- La stima non è vincolante. Vincolanti sono le spese di trasferta nel tuo preventivo.
La spunta la vedi solo se BoothDock offre la stima per il tuo account. Se manca il tuo indirizzo, la pagina mostra al posto di una fascia: «Al momento non è possibile stimare i costi di trasferta. Saranno indicati nel preventivo.»
Zone di trasferta
Invece di una fascia puoi fissare prezzi in base alla distanza. Sotto Zone di trasferta (per la prenotazione immediata) – visibile se BoothDock offre la stima delle spese di trasferta per il tuo account – aggiungi con Aggiungi zona righe con fino a km e Prezzo, al massimo 8. Ad esempio:
| fino a km | Prezzo |
|---|---|
| 15 | 0 € |
| 30 | 25 € |
| 50 | 50 € |
Sotto Oltre l'ultima zona scegli cosa vale per distanze maggiori: solo richiesta – spese di trasferta nel preventivo oppure prenotazione immediata – spese di trasferta nella fattura finale.
Con le zone, la stima nella pagina di prenotazione mostra un prezzo fisso, ad esempio «Trasferta a Lyon: 25 € (zona fino a 30 km).» Se il luogo è più lontano dell'ultima zona, la pagina indica che le spese di trasferta sono nel preventivo o nella fattura finale. BoothDock stima la distanza dal luogo come sopra. Senza zone valgono prezzo al km e fascia come finora.
La Prenotazione immediata (vedi sotto) usa le zone: la zona viene aggiunta al preventivo come voce fissa.
Prenotazione immediata
Con la prenotazione immediata il tuo cliente prenota e paga direttamente nella pagina di prenotazione, senza che tu gli scriva prima un preventivo. La attivi per pacchetto: nella finestra del pacchetto spunta Prenotazione immediata.
Requisiti:
- un account Stripe collegato che può accettare pagamenti – vedi Pagamento online con Stripe
- dati completi sotto Prenotazioni → Impostazioni → Azienda e fisco e Pagamento e Stripe
Se manca uno dei due, la pagina di prenotazione resta alle richieste.
Come funziona per il tuo cliente:
- Il pacchetto mostra nella pagina di prenotazione l'etichetta Prenotazione immediata.
- Il cliente compila tutto e clicca su Prenota e paga ora.
- BoothDock crea subito il preventivo da pacchetto, extra e zona di trasferta e lo invia. Vale 2 giorni e da quel momento la data è bloccata.
- Il cliente arriva direttamente nel portale cliente, firma lì il contratto se ne usi uno e paga tramite Stripe secondo il tuo piano di pagamento.
Le tue regole abituali valgono anche per le prenotazioni immediate: piano di pagamento, cauzione, contratto e fatture come per ogni preventivo.
Spese di trasferta: Se hai impostato zone di trasferta, la prenotazione immediata richiede il luogo. La zona corrispondente compare come voce a sé nel preventivo. Se il luogo è più lontano dell'ultima zona, decide la tua impostazione sotto Oltre l'ultima zona:
- solo richiesta – spese di trasferta nel preventivo: diventa una normale richiesta. Il cliente legge: «… le invierà un preventivo personalizzato per la sua data o il suo luogo.»
- prenotazione immediata – spese di trasferta nella fattura finale: il cliente prenota subito e tu aggiungi le spese di trasferta alla fattura finale in un secondo momento.
Senza zone il preventivo non contiene spese di trasferta.
Piano di pagamento per un pacchetto
Se hai salvato modelli di piano di pagamento tuoi, ne scegli uno nella finestra di un pacchetto sotto Piano di pagamento per questo pacchetto. I nuovi preventivi per questo pacchetto partono allora con quel piano invece che con il Piano di pagamento predefinito – vedi Piani di pagamento e rate.