Paketit: kesto, tarjoushinta, vakuusmaksu ja matkakulut

Paketin ei tarvitse olla jäykkä: asiakkaasi voi valita lisää tunteja tai päiviä, paketti voi olla tietyn ajan edullisempi, siihen voi liittyä vakuusmaksu, ja matkan kulut BoothDock laskee puolestasi. Kaiken asetat kohdassa Varaukset → Valikoima → Paketit & lisät paketin valintaikkunassa, matkakulut kohdassa Asetukset → Maksu ja Stripe.

Kesto tunteina

Paketin valintaikkunassa määrität, kuinka kauan se kestää ja saako asiakas pidentää sitä:

Varaussivulla asiakas valitsee vaiheessa Päivä kohdassa Kesto tunnit – lisähinta suluissa. Ajan Päättyy sivu laskee itse alkamisajasta ja tunneista. Varattuna on edelleen koko päivä.

Kesto päivinä

Viikonloppuja tai keskiyön yli jatkuvia tapahtumia varten:

Asiakas valitsee keston kohdassa Päivien määrä ja sen jälkeen aloituspäivän. Aloituspäivä on valittavissa vain, jos kaikki jakson päivät ovat vapaita. Hyväksytty varaus estää jokaisen näistä päivistä – kalenterissa, Inventaariossa ja tapahtumana, jolla on päättymispäivä. Laskussa mainitaan suorituksen ajanjakso.

Tarjoushinta

Kohdassa Tarjous paketin tai lisän valintaikkunassa teet kohteesta tietyksi ajaksi edullisemman:

Varaussivu näyttää vanhan hinnan yliviivattuna, tarjoushinnan ja merkinnän Tarjous, halutessasi tekstein ”jäljellä …” ja ”asti …”. Valintaikkunassa näet tekstin ”Jäljellä vielä … / …”. Kun kiintiö on käytetty tai päivämäärä ohitettu, normaali hinta on taas voimassa. Peruutetut pyynnöt eivät lasketa mukaan. Tarjoushinta näkyy pyynnössä kuin tavallinen hinta – tarjous ja lasku laskevat sillä.

Vakuusmaksu

Vakuusmaksu on summa, jonka maksat takaisin tapahtuman jälkeen. Se ei kuulu hintaan: se ei ole riveillä, ei loppusummassa eikä laskussa, siitä ei peritä veroa eikä se mene kirjanpitoosi.

1. Tuoterekisterissä: paketin tai lisän valintaikkunassa syötät summan kohtaan Vakuusmaksu (palautettava, ei sisälly hintaan). Varaussivun yhteenveto näyttää sen jälkeen tekstin ”Lisäksi takuumaksu …, palautetaan tapahtuman jälkeen.”
2. Tarjouksessa: luonnos ottaa paketin ja lisien vakuusmaksut yhteenlaskettuina kenttään Vakuusmaksu (palautettava). Siinä muutat sen tätä varausta varten. Tarjouksen PDF ja asiakasportaali mainitsevat vakuusmaksun omana huomautuksenaan.
3. Pyynnössä: lähettämisen jälkeen näkyy lohko Vakuusmaksu summineen ja tiloineen.

Oman tekstin vakuusmaksusta – esimerkiksi ”Kuntotarkastus luovutuksessa ja palautuksessa” – syötät kohdassa Asetukset → Tositteet ja vienti → Oletustekstit kenttään Huomautus vakuuden alla. Se näkyy varaussivulla, tarjouksessa ja asiakasportaalissa vakuusmaksun alla.

Vakuusmaksu verkossa Stripellä

Jos Stripe on käytössä, asiakas maksaa vakuusmaksun painikkeella Maksa nyt yhdessä erääntyneen erän kanssa, yleensä ennakkomaksun yhteydessä – asiakkaalle yksi maksu. Jos mikään erä ei ole juuri nyt erääntynyt, hän maksaa vain vakuusmaksun. Maksun jälkeen vakuusmaksun tilaksi tulee automaattisesti saatu. Siitä ei synny laskua.

Vakuusmaksu korttivarauksena

Vakuusmaksun veloittamisen sijaan voit varata sen vain asiakkaan kortille. Kohdassa Asetukset → Maksu ja Stripe valitset kohdassa Vakuusmaksu verkossa:

• maksetaan maksun yhteydessä, palautetaan tapahtuman jälkeen – kuten yllä on kuvattu (oletus), tai
• korttivarauksena (ei veloiteta).

Korttivaraus toimii näin:

1. Jos asiakas maksaa erän Stripellä, hän ei maksa vakuusmaksua samalla. Stripe tallentaa vain hänen korttinsa.
2. 2 päivää ennen tapahtumaa BoothDock varaa vakuusmaksun tälle kortille. Mitään ei veloiteta. Aiemmin se ei onnistu, koska Stripe pitää varauksen enintään 7 päivää.
3. Jos varaus ei onnistu, esim. koska kortti hylätään tai korttia ei ole tallennettu, saat sähköpostin. BoothDock yrittää uudelleen seuraavana päivänä tapahtumapäivään asti. Selvitä silloin vakuusmaksu suoraan asiakkaan kanssa.
4. Tapahtuman jälkeen napsautat pyynnössä lohkossa Vakuusmaksu kohtaa Vapauta varaus – tai kohtaa Pidätä osa ja täytät Pidätetty summa ja Syy. Silloin BoothDock veloittaa vain tämän summan, loput vapautuu. Jos et tee mitään, Stripe vapauttaa varauksen itse 7 päivän kuluttua.

Asiakkaasi lukee varaussivulla, tarjouksessa ja asiakasportaalissa, että vakuusmaksu varataan hänen kortilleen 2 päivää ennen tapahtumaa ja vapautetaan tapahtuman jälkeen.

Vakuusmaksun tila

Jos vakuusmaksu maksettiin verkossa Stripen kautta, Palautettu kokonaan ja Pidätä osa palauttavat summan automaattisesti asiakkaan kortille. Käteisenä tai tilisiirtona maksetun palautat itse; Nollaa palauttaa tilan takaisin arvoon avoin. Painikkeet näkee se, jolla on oikeus kirjata maksuja.

Matkakulut

Kohdassa Asetukset → Maksu ja Stripe → Matkakulut määrität kerran:

Varaussivun yhteenveto kertoo sen jälkeen esimerkiksi ”Matka sisältyy hintaan 30 km asti, sen jälkeen 0,50 € per km (meno-paluu).”

km-laskuri tarjouksessa

Tarjouksessa ja kohdassa Kirjoita lasku rivien vieressä on kenttä Etäisyys km (yhteen suuntaan). Syötä yhdensuuntainen matka ja napsauta Laske matkakulut: BoothDock vähentää sisältyvät kilometrit, kaksinkertaistaa meno-paluun yhteydessä ja lisää rivin Matkakulut, jossa määränä ovat kilometrit ja hintana km-hintasi. Jos lasket uudelleen, uusi rivi korvaa vanhan.

Matkakulujen arvio varaussivulla

Valinnalla Näytä matkakustannusarvio varaussivulla asiakas näkee jo ennen lähettämistä, mitä matka suunnilleen maksaa. Vaiheessa Päivä hän syöttää kohtaan Paikka paikkakunnan ja napsauttaa Arvioi matkakulut. Sivu näyttää sen jälkeen esimerkiksi ”Matka noin 30 € – 45 € (noin 40–48 km kohteeseen Lyon) – sitoumukseton arvio.” tai että matka sisältyy todennäköisesti hintaan.

• Etäisyyden BoothDock laskee OpenStreetMapilla: osoitteestasi kohdassa Yritys ja verot annettuun paikkaan.
• Vain paikkakunta välitetään, ei asiakastietoja.
• Laskenta perustuu linnuntiehen kerrottuna tiekertoimella. Tuloksena on haarukka, ei tarkka reitti.
• Arvio on sitoumukseton. Sitovia ovat tarjouksesi matkakulut.

Valinnan näet vain, jos BoothDock tarjoaa arvion tilillesi. Jos osoitteesi puuttuu, sivu näyttää haarukan sijaan: ”Matkakustannuksia ei voida arvioida juuri nyt. Ne näkyvät tarjouksessa.”

Matkavyöhykkeet

Voit asettaa kiinteät hinnat etäisyyden mukaan haarukan sijaan. Kohdassa Matkavyöhykkeet (pikavarausta varten) – näkyy, kun BoothDock tarjoaa matkakustannusarvion tilillesi – lisäät painikkeella Lisää vyöhyke rivejä, joilla on enintään km ja Hinta, enintään 8. Esimerkiksi:

Kohdassa Viimeisen vyöhykkeen jälkeen valitset, mitä pidemmillä matkoilla pätee: vain tarjouspyyntö – matkakulut tarjouksessa tai varaa heti – matkakulut loppulaskussa.

Vyöhykkeillä arvio näyttää varaussivulla kiinteän hinnan, esimerkiksi ”Matka kohteeseen Lyon: 25 € (vyöhyke enintään 30 km).” Jos paikka on kauempana kuin viimeinen vyöhyke, siinä lukee, että matkakulut ovat tarjouksessa tai loppulaskussa. Etäisyyden BoothDock arvioi kuten edellä paikkakunnan perusteella. Ilman vyöhykkeitä kilometrihinta ja haarukka pätevät kuten ennenkin.

Heti varattavissa (ks. alla) käyttää vyöhykkeitä: vyöhyke lisätään tarjoukseen kiinteänä rivinä.

Heti varattavissa

Heti varattavissa -toiminnolla asiakkaasi varaa ja maksaa suoraan varaussivulla, ilman että kirjoitat ensin tarjouksen. Otat sen käyttöön pakettikohtaisesti: rastita paketin ikkunassa Heti varattavissa.

Edellytykset:

• yhdistetty Stripe-tili, joka voi vastaanottaa maksuja – ks. Verkkomaksu Stripellä
• täydelliset tiedot kohdissa Varaukset → Asetukset → Yritys ja verot ja Maksu ja Stripe

Jos jokin niistä puuttuu, varaussivulle jäävät vain pyynnöt.

Näin se toimii asiakkaallesi:

1. Paketti näyttää varaussivulla merkinnän Heti varattavissa.
2. Asiakas täyttää kaiken ja napsauttaa Varaa sitovasti ja maksa.
3. BoothDock luo tarjouksen heti paketin, lisävarusteiden ja matkavyöhykkeen perusteella ja lähettää sen. Se on voimassa 2 päivää, ja päivä on siitä lähtien varattu.
4. Asiakas päätyy suoraan asiakasportaaliin, allekirjoittaa siellä sopimuksen, jos käytät sellaista, ja maksaa Stripen kautta maksusuunnitelmasi mukaan.

Tavanomaiset sääntösi pätevät myös heti varattaviin: maksusuunnitelma, vakuusmaksu, sopimus ja laskut kuten missä tahansa tarjouksessa.

Matkakulut: Jos olet määrittänyt matkavyöhykkeet, heti varattava tarvitsee paikan. Sopiva vyöhyke näkyy tarjouksessa omana rivinään. Jos paikka on kauempana kuin viimeinen vyöhyke, ratkaisee asetuksesi kohdassa Viimeisen vyöhykkeen jälkeen:

• vain tarjouspyyntö – matkakulut tarjouksessa: siitä tulee tavallinen pyyntö. Asiakas lukee: ”… laatii teille yksilöllisen tarjouksen ajankohdallenne tai paikkakunnallenne.”
• varaa heti – matkakulut loppulaskussa: asiakas varaa heti, ja lisäät matkakulut myöhemmin loppulaskuun.

Ilman vyöhykkeitä tarjous ei sisällä matkakuluja.

Maksusuunnitelma paketille

Jos olet tallentanut omia maksusuunnitelmamalleja, valitset paketin valintaikkunassa kohdassa Tämän paketin maksusuunnitelma yhden niistä. Tämän paketin uudet tarjoukset alkavat silloin tällä suunnitelmalla Oletusmaksusuunnitelman sijaan – katso Maksusuunnitelmat ja erät.

Seuraavat vaiheet

• Varaussivun käyttöönotto – sivu, widget ja asetukset
• Maksusuunnitelmat ja erät
• Tarjoukset, laskut ja tositteet