Ρύθμιση σελίδας κρατήσεων – σελίδα, μικροεφαρμογή και ρυθμίσεις

Με τη λειτουργία κρατήσεων οι πελάτες σου στέλνουν αίτημα online: επιλέγουν πακέτο, ημερομηνία και πρόσθετα και στέλνουν τα στοιχεία επικοινωνίας τους. Το αίτημα φτάνει στο Hub, στο Κρατήσεις, λαμβάνεις ένα email και το κάνεις προσφορά – ή το αποδέχεσαι απευθείας. Η λειτουργία κρατήσεων είναι ένα πρόσθετο επί πληρωμή – τιμές και πρόσβαση εξηγούνται παρακάτω, στο «Πρόσβαση και τιμές».

Πρόσβαση και τιμές

Η λειτουργία κρατήσεων διατίθεται με δύο τρόπους:

Όλες οι τιμές είναι τελικές. Οι υπάρχοντες λογαριασμοί Pro παίρνουν τη λειτουργία κρατήσεων δωρεάν για 3 μήνες, έως τις 28 Ιανουαρίου 2027. Η δωρεάν περίοδος λήγει από μόνη της, τίποτα δεν ανανεώνεται αυτόματα. Αν την αγοράσεις ήδη μέσα στη δωρεάν περίοδο, η χρέωση ξεκινά μόνο μετά από αυτήν.

Την αγοράζεις στο Hub, στο Κρατήσεις, με Ετήσια συνδρομή ή Μηνιαία συνδρομή – μπορεί να το κάνει όποιος διαχειρίζεται τον χώρο εργασίας. Στο Λογαριασμός → Συνδρομή και πληρωμή η κάρτα Ενότητα κρατήσεων δείχνει τι έχει αγοραστεί και πότε ανανεώνεται· εκεί την ακυρώνεις με Ακύρωση για το τέλος της πληρωμένης περιόδου.

Όταν λήξει η πρόσβαση, η σελίδα κρατήσεών σου βγαίνει εκτός σύνδεσης και δεν δημιουργούνται πια νέα αιτήματα και προσφορές. Οι κρατήσεις που βρίσκονται ήδη σε εξέλιξη ολοκληρώνονται, μαζί με πληρωμές, τελικό τιμολόγιο και υπενθυμίσεις. Αιτήματα, παραστατικά και εξαγωγή παραμένουν διαθέσιμα για προβολή. Αν λήξει η συνδρομή σου στο Pro, στην επόμενη ανανέωση αλλάζουμε το πρόσθετο σε «Μόνο κρατήσεις» – πριν από αυτό λαμβάνεις email.

Η ενότητα «Κρατήσεις»

Στο Hub, στο Κρατήσεις, βρίσκεις πέντε καρτέλες:

Επάνω φαίνεται αν η σελίδα κρατήσεών σου είναι Σε λειτουργία ή Ανενεργή. Όσο λείπει ακόμη κάτι σημαντικό (σελίδα ανενεργή, ελλιπή στοιχεία εταιρείας, κανένα πακέτο), μια σημείωση δείχνει «Απομένουν … βήματα μέχρι την πρώτη κράτηση» – ένα κλικ σε ένα βήμα ανοίγει το σωστό σημείο.

1. Δημιουργία πακέτων και πρόσθετων

Στο Προσφερόμενα → Πακέτα & πρόσθετα δημιουργείς με Προσθήκη τουλάχιστον ένα πακέτο, για παράδειγμα «Γάμος · 6 ώρες». Τα πρόσθετα είναι προαιρετικά, για παράδειγμα ένα άλμπουμ βιβλίου επισκεπτών ή ένα φόντο.

2. Ρυθμίσεις

Στο Ρυθμίσεις → Σελίδα κρατήσεων & widget ορίζεις πώς φαίνεται η σελίδα κρατήσεών σου και ποιος μπορεί να τη χρησιμοποιήσει (σπάνια πεδία όπως μεταφράσεις, σύνδεσμος όρων ή επιτρεπόμενες σελίδες για τη μικροεφαρμογή βρίσκονται στο Για προχωρημένους):

Με Αποθήκευση εφαρμόζεις τις αλλαγές.

Προσαρμοσμένα πεδία

Στο Προσαρμοσμένα πεδία ρωτάς στη σελίδα κρατήσεων ό,τι χρειάζεσαι επιπλέον. Με Προσθήκη πεδίου δημιουργείς ένα πεδίο, το πολύ 12 πεδία:

Αφαίρεση πεδίου διαγράφει ένα πεδίο. Οι πελάτες σου συμπληρώνουν τα πεδία στο βήμα Επικοινωνία. Τις απαντήσεις τις βλέπεις στο αίτημα στο Πελάτης & ημερομηνία – ένα τσεκ εμφανίζεται εκεί ως ✓ ή –. Τα προσαρμοσμένα πεδία λειτουργούν και χωρίς σύμβαση. Πώς τα εισάγεις στη σύμβαση, αναγράφεται στο Προσφορές, τιμολόγια και παραστατικά. Αν αλλάξεις αργότερα ένα κλειδί, προσάρμοσε και το δεσμευτικό θέσης στο κείμενο της σύμβασης.

Αρχική σελίδα

Με το τσεκ Αρχική σελίδα πριν από την επιλογή πακέτου, η σελίδα κρατήσεών σου ξεκινά με ένα καλωσόρισμα αντί να πηγαίνει κατευθείαν στα πακέτα: πάνω το λογότυπό σου, από κάτω με μεγάλα γράμματα η Επικεφαλίδα, έπειτα η περιγραφή της εταιρείας σου και κάτω ένα κουμπί που οδηγεί στα πακέτα.

• Χωρίς επικεφαλίδα εμφανίζεται η επωνυμία της εταιρείας σου. Αν δεν συμπληρώσεις δικό σου Κείμενο κουμπιού, το κουμπί γράφει «Επιλογή πακέτου» στη γλώσσα του επισκέπτη.
• Τις παραγράφους στην περιγραφή της εταιρείας τις χωρίζεις με μια κενή γραμμή.
• Το λογότυπο προέρχεται από τα στοιχεία τιμολόγησής σου στο Εταιρεία & φόροι. Χωρίς λογότυπο εμφανίζεται μόνο η επικεφαλίδα.
• Την επικεφαλίδα, το κείμενο και το κουμπί τα μεταφράζεις ανά γλώσσα όπως τα υπόλοιπα κείμενα της σελίδας.

Περισσότερες δυνατότητες διαμόρφωσης προσφέρουν τα δομικά στοιχεία: μόλις η αρχική σελίδα έχει εκεί μπλοκ, αυτά αντικαθιστούν αυτή την απλή αρχική σελίδα.

Δομικά στοιχεία σελίδας

Στο Δομικά στοιχεία σελίδας συνθέτεις τη σελίδα κρατήσεών σου από έτοιμα μπλοκ. Κάθε μπλοκ προσαρμόζεται στο κινητό και χρησιμοποιεί το χρώμα έμφασής σου. Υπάρχουν τρεις περιοχές:

• Αρχική σελίδα (πριν από τα πακέτα) – αν εκεί λείπει κουμπί προς τα πακέτα, η σελίδα το προσθέτει μόνη της. Αν έχεις ήδη ρυθμίσει την απλή αρχική σελίδα, τη μεταφέρεις ως μπλοκ με Μεταφορά της απλής αρχικής σελίδας.
• Πάνω από τα πακέτα
• Κάτω από τα πακέτα

Με Προσθήκη μπλοκ … επιλέγεις έναν τύπο, το πολύ 20 μπλοκ ανά περιοχή:

Δείγματα εικόνων: Δεν έχεις ακόμη δικές σου φωτογραφίες; Όπου επιλέγεις εικόνα (Εικόνα, Καρουζέλ εικόνων, Γκαλερί εικόνων, Στήλες και φωτογραφία τίτλου του σχεδίου), δίπλα στο Δικές σας εικόνες υπάρχει η καρτέλα Δείγματα εικόνων: 24 έτοιμες ατμοσφαιρικές εικόνες για γάμους, γενέθλια, εταιρικά πάρτι και πάρτι & χορούς αποφοίτησης, έξι για καθεμία, που ταιριάζουν με τα σχέδια. Με το Περίσταση φιλτράρεις και ένα κλικ επιλέγει την εικόνα. Μπορείς να την αντικαταστήσεις ανά πάσα στιγμή με δική σου φωτογραφία.

Στα κείμενα λειτουργούν τα έντονο και __υπογραμμισμένο__. Κάθε μπλοκ έχει το τικ Ορατό, βέλη για μετακίνηση και ✕ για αφαίρεση, καθώς και Μεταφράσεις για άλλες γλώσσες. Με Αποθήκευση εφαρμόζεις τα πάντα. Θα ακολουθήσουν κι άλλα μπλοκ και σχέδια.

Ενότητα επικοινωνίας

Με το τσεκ Ενότητα επικοινωνίας στη σελίδα κρατήσεων, η σελίδα κρατήσεών σου αποκτά πάνω δεξιά ένα κουμπί Επικοινωνία. Μέσω αυτού οι επισκέπτες μπορούν να σου γράψουν χωρίς να ζητήσουν ημερομηνία: επώνυμο, όνομα, email, τηλέφωνο, διεύθυνση, θέμα και μήνυμα.

• Το email είναι πάντα υποχρεωτικό, μαζί με θέμα ή μήνυμα. Στο Υποχρεωτικά πεδία (το ηλ. ταχυδρομείο είναι πάντα υποχρεωτικό): ορίζεις και άλλα πεδία ως υποχρεωτικά.
• Με Δικός σας τίτλος και Δική σας εισαγωγή αντικαθιστάς τα προεπιλεγμένα κείμενα της ενότητας επικοινωνίας, μέσω Μεταφράσεις ανά γλώσσα. Κενό = προεπιλεγμένο κείμενο στη γλώσσα του επισκέπτη.
• Κάθε μήνυμα φτάνει στο email ειδοποιήσεών σου. Αν απαντήσεις, η απάντηση πηγαίνει απευθείας στον αποστολέα.
• Ο αποστολέας εμφανίζεται στη συνέχεια στη λίστα πελατών σου, με το μήνυμα ως σημείωση στην κάρτα πελάτη του. Αν κάποιος γράψει ξανά με το ίδιο email, προστίθεται μία ακόμη σημείωση.

Προσαρμογή κειμένων σελίδας κρατήσεων

Κάθε κείμενο της σελίδας κρατήσεών σου μπορείς να το αλλάξεις μόνος σου ανά γλώσσα, π.χ. «Καλεσμένοι (περίπου)» σε «Αριθμός καλεσμένων (περίπου)». Για να το κάνεις, άνοιξε κάτω στο Σελίδα κρατήσεων & widget την περιοχή Προσαρμογή κειμένων σελίδας κρατήσεων:

1. Επίλεξε τη γλώσσα, για παράδειγμα FR.
2. Κάθε κείμενο της σελίδας εμφανίζεται με το προεπιλεγμένο του κείμενο. Με Αναζήτηση κειμένου το βρίσκεις γρήγορα.
3. Γράψε το δικό σου κείμενο, το πολύ 300 χαρακτήρες. Κενό = προεπιλεγμένο κείμενο.
4. Με Αποθήκευση εφαρμόζεις τις αλλαγές.

Τα κείμενα ισχύουν μόνο για τη σελίδα κρατήσεών σου. Αν το προεπιλεγμένο κείμενο περιέχει σύμβολο κράτησης θέσης σε άγκιστρα, π.χ. {operator}, κράτησέ το και στο δικό σου κείμενο, αλλιώς λείπει η τιμή.

Διεύθυνση απάντησης για τους πελάτες σου

Αν ένας πελάτης απαντήσει σε ένα email για την κράτησή του, η απάντηση φτάνει σε σένα. Την ίδια διεύθυνση αναφέρει και η πύλη πελατών στο «Ερωτήσεις; Γράψτε στον/στην …». Το BoothDock χρησιμοποιεί για αυτό:

1. τη διεύθυνση στο Ειδοποιήσεις προς,
2. αν είναι κενή, το email στο Εταιρεία & φόροι,
3. αν και αυτό είναι κενό, τη διεύθυνση σύνδεσης του λογαριασμού σου.

Ως όνομά σου στα email και στην πύλη πελατών εμφανίζεται η εταιρεία από το Εταιρεία & φόροι.

3. Συναίνεση κατά την πρώτη ενεργοποίηση

Όταν βάζεις τη σελίδα κρατήσεων online για πρώτη φορά, επιβεβαιώνεις μία φορά τους όρους της λειτουργίας κρατήσεων (σύνδεσμος Διαβάστε τους όρους). Το βασικό σε αυτούς: συμβαλλόμενος των πελατών σου και εκδότης των τιμολογίων είσαι εσύ. Το BoothDock παρέχει το λογισμικό και δημιουργεί προσφορές και τιμολόγια στο όνομά σου. Το Hub αποθηκεύει πότε συναίνεσες· μετά το τσεκ δεν εμφανίζεται πια.

4. Ενσωμάτωση σελίδας κρατήσεων και μικροεφαρμογής

Κάτω από τις ρυθμίσεις βρίσκεται η κάρτα Σελίδα κρατήσεων και μικροεφαρμογή. Έχεις δύο τρόπους:

• Σύνδεσμος: βάλε σύνδεσμο απευθείας προς τη σελίδα κρατήσεων, για παράδειγμα από το προφίλ σου στο Instagram ή από ένα email.
• Μικροεφαρμογή: αντέγραψε τον κώδικα με Αντιγραφή κώδικα και επικόλλησέ τον στον ιστότοπό σου εκεί όπου θέλεις να εμφανίζεται η φόρμα (WordPress, Wix, Jimdo, Webflow …). Η μικροεφαρμογή προσαρμόζει μόνη της το ύψος της και δεν ορίζει cookies.

Με δική σου διεύθυνση συλλογής η σελίδα κρατήσεων, η μικροεφαρμογή και η πύλη πελατών λειτουργούν με το όνομά σου, για παράδειγμα https://fotobox-muster.boothdock.cloud/buchen. Τότε αυτή είναι η κύρια διεύθυνσή σου: το Hub τη δείχνει επάνω και στο Στη δική σας διεύθυνση, και ο κώδικας της μικροεφαρμογής τη χρησιμοποιεί. Χωρίς δική σου διεύθυνση η σελίδα βρίσκεται στο https://boothdock.cloud/buchen/<deine-adresse>, ο κώδικας σε προσδιορίζει μέσω του data-betreiber και η κάρτα προσφέρει το Ορίστε δική σας διεύθυνση.

Η μικροεφαρμογή δείχνει τη γλώσσα του επισκέπτη. Για σταθερή γλώσσα – π.χ. σε μια αγγλική υποσελίδα – προσθέτεις data-sprache="en"· υποστηρίζονται 24 γλώσσες.

Προεπισκόπηση συνδέσμου κατά την κοινοποίηση

Αν μοιραστείς τον σύνδεσμο της σελίδας κρατήσεών σου στο WhatsApp, στο Facebook, στο Instagram ή με email, η προεπισκόπηση δείχνει τα στοιχεία σου: ως τίτλο το πεδίο Επικεφαλίδα (αλλιώς την επωνυμία σου), την επωνυμία σου, ως κείμενο το πεδίο Εισαγωγή (χωρίς εισαγωγή τα ονόματα των πρώτων πακέτων σου) και ως εικόνα την πρώτη φωτογραφία πακέτου. Φρόντισε λοιπόν επικεφαλίδα, εισαγωγή και μια εικόνα εξωφύλλου στο πρώτο πακέτο. Ορισμένα προγράμματα ανταλλαγής μηνυμάτων θυμούνται μια προεπισκόπηση για λίγο – μια αλλαγή εμφανίζεται εκεί τότε αργότερα.

Τι βλέπει ο πελάτης σου

Η σελίδα κρατήσεων οδηγεί στο αίτημα σε τέσσερα βήματα: Πακέτο, Ημερομηνία, Πρόσθετα και Επικοινωνία. Στο ημερολόγιο οι ημέρες είναι διαθέσιμο, σχεδόν πλήρες ή πλήρες· οι αποκλεισμένες περίοδοι δεν μπορούν να επιλεγούν. Ανάλογα με το πακέτο, ο πελάτης επιλέγει στο βήμα Ημερομηνία και τη Διάρκεια ή τον Αριθμός ημερών, και αν θέλει εκτιμά εκεί τα έξοδα μετακίνησης (δες Πακέτα: διάρκεια, τιμή προσφοράς, εγγύηση και έξοδα μετακίνησης). Στο βήμα Επικοινωνία επιλέγει στο Κάνω κράτηση ως ανάμεσα σε Ιδιώτης και Επιχείρηση και καταχωρίζει τη διεύθυνσή του – προαιρετικά ή υποχρεωτικά. Από κάτω βρίσκονται τα προσαρμοσμένα πεδία σου· τα υποχρεωτικά σημειώνονται με *. Αν η σύμβασή σου θέτει δικές της ερωτήσεις, εμφανίζονται εκεί κάτω από το Στοιχεία για τη σύμβαση. Η σύνοψη δείχνει εκτός από το σύνολο και μια εγγύηση και τον κανόνα σου για τα έξοδα μετακίνησης. Όνομα, email και η συναίνεση για την αποθήκευση είναι υποχρεωτικά, από κάτω βρίσκονται οι όροι σου και η πολιτική απορρήτου σου. Με Αποστολή αιτήματος χωρίς δέσμευση το αίτημα φτάνει σε σένα και ο πελάτης λαμβάνει επιβεβαίωση με email.

Η τιμή στη σελίδα είναι ενδεικτική. Δεσμευτικά υπολογίζει ο διακομιστής με τις τιμές από τον κατάλογό σου.

Διαχείριση αιτημάτων

Τα νέα αιτήματα βρίσκονται στην καρτέλα Κρατήσεις με την κατάσταση Νέο. Το Προβολή ανοίγει το αίτημα με επαφή, ημερομηνία, τοποθεσία, αριθμό καλεσμένων και μήνυμα. Από εκεί:

• δημιουργείς προσφορά – δες Προσφορές, τιμολόγια και παραστατικά, ή
• ανοίγεις το Αποδοχή ή απόρριψη χωρίς προσφορά: το Αποδοχή και δημιουργία εκδήλωσης δημιουργεί την εκδήλωση απευθείας και ενημερώνει τον πελάτη, το Απόρριψη του στέλνει απόρριψη. Και στις δύο περιπτώσεις αποστέλλεται και το Μήνυμα προς τον πελάτη (προαιρετικό).

Τα απορριφθέντα αιτήματα το Hub τα διαγράφει μετά από 180 ημέρες. Τα αποδεκτά μένουν ως συναλλαγή στον λογαριασμό σου.

Ανάκληση προσφοράς, ακύρωση ή διαγραφή κράτησης

Στο κάτω μέρος του αιτήματος βρίσκεις, ανάλογα με το στάδιο, μία από αυτές τις ενότητες:

Ακύρωση: Με το τικ Ενημέρωση του πελάτη με e-mail (με τη σημείωσή σας) ο πελάτης σου λαμβάνει e-mail όπου περιλαμβάνεται η σημείωσή σου. Τα εκδοθέντα τιμολόγια παραμένουν. Τα ακυρώνεις στη συνέχεια ένα-ένα στην ενότητα Παραστατικά με το Ακύρωση (πιστωτικό τιμολόγιο)· το Hub σού το υπενθυμίζει. Τα χρήματα που έχουν ήδη πληρωθεί τα επιστρέφεις από τον πίνακα ελέγχου του Stripe ή με τραπεζική μεταφορά.

Η Διαγραφή προορίζεται για δοκιμαστικές κρατήσεις και είναι δυνατή μόνο όσο δεν υπάρχει τιμολόγιο με αριθμό ούτε εισπραγμένη πληρωμή. Διαφορετικά ακυρώνεις την κράτηση. Διαγραφή μπορούν να κάνουν μόνο όσοι διαχειρίζονται τον χώρο εργασίας. Η καρτέλα πελάτη διατηρείται.

Και στις δύο περιπτώσεις το Hub αφαιρεί και την εκδήλωση που δημιουργήθηκε κατά την αποδοχή, εφόσον δεν περιέχει ακόμα φωτογραφίες. Αλλιώς η ημέρα θα έμενε δεσμευμένη στο ημερολόγιο. Αν η εκδήλωση περιέχει ήδη φωτογραφίες, παραμένει και, αν χρειαστεί, τη διαγράφεις στην ενότητα Εκδηλώσεις.

Συνεργασία με συνεργάτες

Αν ανήκουν και άλλα άτομα στην ομάδα σου, συνεργάζονται στην ενότητα Κρατήσεις:

• Υπεύθυνος: στο αίτημα αναθέτεις ένα ή περισσότερα άτομα. Λαμβάνουν email με πελάτη, ημερομηνία και τοποθεσία.
• Το Οι κρατήσεις μου δείχνει στον καθένα τα αιτήματα για τα οποία είναι υπεύθυνος· το Τα ραντεβού μου τις αποδεκτές κρατήσεις από σήμερα και μετά.
• Στο Ρυθμίσεις → Συνεργάτες & δικαιώματα ορίζεις τι επιτρέπεται στους συνεργάτες πέρα από την προβολή, π.χ. Δημιουργία και αποστολή προσφορών, αποδοχή ή απόρριψη αιτημάτων ή Χειροκίνητη καταχώριση πληρωμών. Οι ρυθμίσεις, τα στοιχεία τιμολόγησης, το Stripe και η εξαγωγή μένουν μόνο σε σένα και στους διαχειριστές.

Επιλογή προτύπου για τους πελάτες σας

Οι πελάτες μπορούν να επιλέξουν μόνοι τους το πρότυπο εκτύπωσης. Στο Κρατήσεις → Ρυθμίσεις → Επιλογή προτύπου:

1. Ενεργοποιήστε την Επιλογή προτύπου στην πύλη πελάτη.
2. Στα Διαθέσιμα πρότυπα επιλέξτε από ποια πρότυπα διαλέγει ο πελάτης (έως 24) και ορίστε τη λειτουργία.
3. Αν θέλετε, ενεργοποιήστε την Προσθήκη του συνδέσμου και στο email επιβεβαίωσης.
4. Αποθηκεύστε.

Όταν γίνεται αποδεκτή μια κράτηση, δημιουργείται αυτόματα στη νέα εκδήλωση σύνδεσμος σχεδίου πελάτη. Η πύλη πελάτη δείχνει το βήμα Επιλογή προτύπου με την κατάσταση της επιλογής. Η επιλογή φτάνει στην καρτέλα Σχέδιο πελάτη της εκδήλωσης και μετά την έγκρισή σας πηγαίνει στον θάλαμο. Το βήμα το παίρνουν και κρατήσεις που αποδεχτήκατε πριν την ενεργοποίηση.

Με τη Βιτρίνα προτύπων τα διαθέσιμα πρότυπα είναι δημόσια στο /buchen/<το-ονομα-σας>/vorlagen (με δική σας διεύθυνση στο /buchen/vorlagen) – για περιήγηση πριν από την κράτηση. Μετά την αποθήκευση, η ενότητα δείχνει τον κώδικα ενσωμάτωσης στον ιστότοπό σας. Όλα τα κείμενα για πελάτες αλλάζουν ανά γλώσσα στο Προσαρμογή ετικετών.

Επόμενα βήματα

• Πακέτα: διάρκεια, τιμή προσφοράς, εγγύηση και έξοδα μετακίνησης
• Προσφορές, τιμολόγια και παραστατικά
• Προγράμματα πληρωμών και δόσεις
• Διαδικτυακή πληρωμή με Stripe
• Απογραφή – φωτοθάλαμοι, εξοπλισμός και αναλώσιμα
• Πελάτες, σημειώσεις και υπενθυμίσεις