Pakete: Dauer, Aktionspreis, Kaution und Fahrtkosten

Ein Paket muss nicht starr sein: Dein Kunde kann mehr Stunden oder mehr Tage wählen, ein Paket kann eine Zeit lang günstiger sein, eine Kaution tragen, und die Anfahrt rechnet BoothDock für dich aus. Alles stellst du unter Buchungen → Angebot → Pakete & Extras im Dialog des Pakets ein, die Fahrtkosten unter Einstellungen → Zahlung & Stripe.

Dauer in Stunden

Im Dialog eines Pakets legst du fest, wie lange es dauert und ob der Kunde verlängern darf:

Auf der Buchungsseite wählt der Kunde im Schritt Termin unter Dauer die Stunden – mit dem Aufpreis in Klammern. Die Ende-Zeit rechnet die Seite selbst aus Beginn und Stunden aus. Belegt wird weiterhin der ganze Tag.

Dauer in Tagen

Für Wochenenden oder Events über Mitternacht:

Der Kunde wählt unter Anzahl Tage die Dauer und danach den Starttag. Wählbar ist ein Starttag nur, wenn alle Tage der Spanne frei sind. Eine angenommene Buchung blockiert jeden dieser Tage – im Kalender, im Inventar und als Event mit Enddatum. Die Rechnung nennt den Leistungszeitraum.

Aktionspreis

Unter Aktion im Dialog eines Pakets oder Extras machst du einen Eintrag eine Zeit lang günstiger:

Die Buchungsseite zeigt den alten Preis durchgestrichen, den Aktionspreis und den Hinweis Aktion, auf Wunsch mit „noch … verfügbar“ und „bis …“. Im Dialog siehst du „Noch … von … verfügbar“. Ist das Kontingent aufgebraucht oder das Datum vorbei, gilt wieder der normale Preis. Abgesagte Anfragen zählen nicht mit. Der Aktionspreis steht in der Anfrage wie ein normaler Preis – Angebot und Rechnung rechnen damit.

Kaution

Eine Kaution ist ein Betrag, den du nach dem Event zurückzahlst. Sie ist nicht Teil des Preises: Sie steht nicht in den Positionen, nicht in der Summe und nicht auf der Rechnung, wird nicht versteuert und geht nicht an deine Buchhaltung.

1. Im Artikelstamm: Im Dialog eines Pakets oder Extras trägst du unter Kaution (erstattbar, nicht im Preis) den Betrag ein. Die Zusammenfassung auf der Buchungsseite zeigt dann „Zzgl. Kaution …, rückzahlbar nach dem Event.“
2. Im Angebot: Der Entwurf übernimmt die Kautionen von Paket und Extras zusammengerechnet in das Feld Kaution (erstattbar). Dort änderst du sie für diese Buchung. Das Angebots-PDF und das Kundenportal nennen die Kaution als eigenen Hinweis.
3. In der Anfrage: Nach dem Senden steht der Block Kaution mit Betrag und Stand.

Einen eigenen Text zur Kaution – etwa „Zustandsprotokoll bei Übergabe und Rückgabe“ – trägst du unter Einstellungen → Belege & Export → Standardtexte im Feld Hinweis unter der Kaution ein. Er erscheint auf der Buchungsseite, im Angebot und im Kundenportal unter der Kaution.

Kaution online mit Stripe

Ist Stripe aktiv, bezahlt der Kunde die Kaution mit Jetzt bezahlen zusammen mit der fälligen Rate, meist der Anzahlung – eine Zahlung für den Kunden. Ist gerade keine Rate fällig, zahlt er nur die Kaution. Nach der Zahlung steht die Kaution automatisch auf erhalten. Eine Rechnung entsteht dafür nicht.

Kaution als Kartenvormerkung

Statt die Kaution abzubuchen, kannst du sie auf der Karte des Kunden nur vormerken lassen. Unter Einstellungen → Zahlung & Stripe wählst du bei Kaution online:

• mit der Zahlung bezahlen, nach dem Event erstatten – wie oben beschrieben (Standard), oder
• als Kartenvormerkung (nicht abgebucht).

So läuft die Kartenvormerkung:

1. Zahlt der Kunde eine Rate mit Stripe, zahlt er die Kaution nicht mit. Stripe speichert dabei nur seine Karte.
2. 2 Tage vor dem Event merkt BoothDock die Kaution auf dieser Karte vor. Abgebucht wird nichts. Früher geht es nicht, denn Stripe hält eine Vormerkung höchstens 7 Tage.
3. Klappt die Vormerkung nicht, etwa weil die Karte abgelehnt wird oder keine Karte gespeichert ist, bekommst du eine E-Mail. BoothDock versucht es am nächsten Tag erneut, bis zum Eventtag. Kläre die Kaution dann direkt mit dem Kunden.
4. Nach dem Event klickst du in der Anfrage im Block Kaution auf Vormerkung freigeben – oder auf Teilweise einbehalten mit Einbehaltener Betrag und Grund. Dann zieht BoothDock nur diesen Betrag ein, der Rest wird frei. Tust du nichts, gibt Stripe die Vormerkung nach 7 Tagen von selbst frei.

Dein Kunde liest auf der Buchungsseite, im Angebot und im Kundenportal, dass die Kaution 2 Tage vor dem Event auf seiner Karte vorgemerkt und nach dem Event freigegeben wird.

Stand der Kaution

Wurde die Kaution online über Stripe bezahlt, erstatten Vollständig erstattet und Teilweise einbehalten den Betrag automatisch auf die Karte des Kunden. Bar oder per Überweisung zahlst du selbst zurück; Zurücksetzen setzt den Stand dann wieder auf offen. Die Knöpfe sieht, wer Zahlungen erfassen darf.

Fahrtkosten

Unter Einstellungen → Zahlung & Stripe → Fahrtkosten legst du einmal fest:

Die Zusammenfassung auf der Buchungsseite nennt dann zum Beispiel „Anfahrt bis 30 km inklusive, darüber 0,50 € je km (Hin- und Rückweg).“

km-Rechner im Angebot

Im Angebot und bei Rechnung schreiben steht neben den Positionen das Feld Entfernung in km (einfach). Trag die einfache Strecke ein und klicke Fahrtkosten berechnen: BoothDock zieht die Inklusiv-Kilometer ab, verdoppelt bei Hin- und Rückweg und setzt eine Position Fahrtkosten mit Menge in km und deinem Preis je km. Rechnest du neu, ersetzt die neue Zeile die alte.

Fahrtkosten-Schätzung auf der Buchungsseite

Mit dem Haken Fahrtkosten-Schätzung auf der Buchungsseite anzeigen sieht der Kunde schon vor dem Absenden, was die Anfahrt ungefähr kostet. Im Schritt Termin gibt er den Ort ein und klickt Fahrtkosten schätzen. Die Seite zeigt dann zum Beispiel „Anfahrt ca. 30 € – 45 € (ca. 40–48 km bis Lyon) – unverbindliche Schätzung.“ oder dass die Anfahrt voraussichtlich inklusive ist.

• Die Entfernung berechnet BoothDock mit OpenStreetMap: von deiner Anschrift unter Firma & Steuer zum eingegebenen Ort.
• Übermittelt wird nur der Ort, keine Kundendaten.
• Gerechnet wird die Luftlinie mal einem Straßenfaktor. Daraus ergibt sich eine Spanne, keine genaue Route.
• Die Schätzung ist unverbindlich. Verbindlich sind die Fahrtkosten in deinem Angebot.

Den Haken siehst du nur, wenn BoothDock die Schätzung für dein Konto anbietet. Fehlt deine Anschrift, zeigt die Seite statt einer Spanne: „Die Fahrtkosten können gerade nicht geschätzt werden. Sie stehen im Angebot.“

Fahrtkosten-Zonen

Statt einer Spanne kannst du feste Preise nach Entfernung festlegen. Unter Fahrtkosten-Zonen (für die Sofortbuchung) – sichtbar, wenn BoothDock die Fahrtkosten-Schätzung für dein Konto anbietet – fügst du mit Zone hinzufügen Zeilen mit bis km und Preis hinzu, höchstens 8. Zum Beispiel:

Unter Über der letzten Zone wählst du, was bei weiteren Strecken gilt: nur Anfrage – Fahrtkosten im Angebot oder sofort buchen – Fahrtkosten auf die Schlussrechnung.

Mit Zonen zeigt die Schätzung auf der Buchungsseite einen festen Preis, zum Beispiel „Anfahrt nach Lyon: 25 € (Zone bis 30 km).“ Liegt der Ort weiter weg als die letzte Zone, steht dort, dass die Fahrtkosten im Angebot oder auf der Schlussrechnung stehen. Die Entfernung schätzt BoothDock wie oben aus dem Ort. Ohne Zonen gelten Preis je km und Spanne wie bisher.

Die Zonen nutzt die Sofortbuchung (siehe unten): Die Zone kommt als feste Position ins Angebot.

Sofortbuchung

Mit der Sofortbuchung bucht und zahlt dein Kunde direkt auf der Buchungsseite, ohne dass du erst ein Angebot schreibst. Du schaltest sie je Paket ein: Im Dialog des Pakets setzt du den Haken Sofort buchbar.

Voraussetzungen:

• ein verbundenes Stripe-Konto, das Zahlungen annehmen kann – siehe Online-Zahlung mit Stripe
• vollständige Angaben unter Buchungen → Einstellungen → Firma & Steuer und Zahlung & Stripe

Fehlt eines davon, bleibt die Buchungsseite bei Anfragen.

So läuft es für deinen Kunden:

1. Das Paket trägt auf der Buchungsseite das Zeichen Sofort buchbar.
2. Der Kunde füllt alles aus und klickt Verbindlich buchen und bezahlen.
3. BoothDock erstellt das Angebot sofort aus Paket, Extras und Fahrtkosten-Zone und schickt es ab. Es gilt 2 Tage, der Termin ist ab da belegt.
4. Der Kunde landet direkt im Kundenportal, unterschreibt dort gegebenenfalls den Vertrag und zahlt per Stripe nach deinem Zahlungsplan.

Für Sofortbuchungen gelten deine üblichen Regeln: Zahlungsplan, Kaution, Vertrag und Rechnungen wie bei jedem Angebot.

Fahrtkosten: Hast du Fahrtkosten-Zonen angelegt, braucht die Sofortbuchung den Ort. Die passende Zone steht als eigene Position im Angebot. Liegt der Ort weiter weg als die letzte Zone, entscheidet deine Einstellung unter Über der letzten Zone:

• nur Anfrage – Fahrtkosten im Angebot: Es wird eine normale Anfrage. Der Kunde liest: „Für Ihren Termin oder Ort erstellt … Ihnen ein individuelles Angebot.“
• sofort buchen – Fahrtkosten auf die Schlussrechnung: Der Kunde bucht sofort, die Fahrtkosten setzt du später auf die Schlussrechnung.

Ohne Zonen enthält das Angebot keine Fahrtkosten.

Zahlungsplan für ein Paket

Hast du eigene Zahlungsplan-Vorlagen gespeichert, wählst du im Dialog eines Pakets unter Zahlungsplan für dieses Paket eine davon. Neue Angebote zu diesem Paket starten dann mit diesem Plan statt mit dem Standard-Zahlungsplan – siehe Zahlungspläne und Raten.

Nächste Schritte

• Buchungsseite einrichten
• Zahlungspläne und Raten
• Angebote, Rechnungen und Belege