Paket ni nujno togo določen: tvoja stranka lahko izbere več ur ali več dni, paket je lahko nekaj časa cenejši, ima lahko varščino, prihod pa ti izračuna BoothDock. Vse nastaviš pod Rezervacije → Ponudba → Paketi in dodatki v pogovornem oknu paketa, potne stroške pod Nastavitve → Plačilo in Stripe.
Trajanje v urah
V pogovornem oknu paketa določiš, kako dolgo traja in ali ga stranka lahko podaljša:
| Polje | Pomen |
|---|---|
| Trajanje (ure) | Toliko ur je všteto v ceno, na primer 4. |
| Največ ur (izbere stranka) | Če je vrednost večja od trajanja, stranka ure izbere sama, na primer od 4 do 8. Enako trajanju = fiksno trajanje. |
| Cena na dodatno uro | Vsaka ura nad trajanjem stane ta znesek. |
Na strani za rezervacije stranka v koraku Termin pod Trajanje izbere ure – z doplačilom v oklepaju. Čas Konec stran izračuna sama iz začetka in ur. Zasedan ostane še naprej cel dan.
Trajanje v dneh
Za konce tedna ali dogodke čez polnoč:
| Polje | Pomen |
|---|---|
| Zasedeni dnevi | Na primer 2 za konec tedna. Stranka izbere samo začetni dan, naslednji dnevi se rezervirajo skupaj z njim. |
| Največ dni (izbere stranka) | Če je vrednost večja od Zasedeni dnevi, stranka trajanje izbere sama, na primer od 2 do 3 dni. |
| Cena na dodatni dan | Vsak dan nad Zasedeni dnevi stane ta znesek. |
Stranka pod Število dni izbere trajanje in nato začetni dan. Začetni dan je mogoče izbrati le, če so vsi dnevi obdobja prosti. Sprejeta rezervacija blokira vsakega od teh dni – v koledarju, v inventarju in kot dogodek s končnim datumom. Račun navaja obdobje storitve.
Akcijska cena
Pod Akcija v pogovornem oknu paketa ali dodatka vnos za nekaj časa pocenitiš:
| Polje | Pomen |
|---|---|
| Akcijska cena | Mora biti nižja od običajne cene. |
| Za prvih … povpraševanj (0 = brez omejitve) | Koliko povpraševanj prek tvoje strani za rezervacije dobi akcijsko ceno. |
| Velja do (neobvezno) | Zadnji dan akcije. |
Stran za rezervacije prikaže staro ceno prečrtano, akcijsko ceno in oznako Akcija, po želji z »še … na voljo« in »do …«. V pogovornem oknu vidiš »Še … od … na voljo«. Ko je kvota porabljena ali datum mine, spet velja običajna cena. Preklicana povpraševanja se ne štejejo. Akcijska cena je v povpraševanju videti kot običajna cena – ponudba in račun računata z njo.
Varščina
Varščina je znesek, ki ga po dogodku vrneš. Ni del cene: ni med postavkami, ni v skupnem znesku in ni na računu, ne obdavči se in ne gre v tvoje računovodstvo.
- V katalogu: v pogovornem oknu paketa ali dodatka vneseš znesek pod Varščina (vračljiva, ni všteta v ceno). Povzetek na strani za rezervacije nato prikaže »Dodatno varščina …, vrnjena po dogodku.«
- V ponudbi: osnutek prevzame varščine paketa in dodatkov, seštete v polju Varščina (vračljiva). Tam jo za to rezervacijo spremeniš. PDF ponudbe in portal za stranke navajata varščino kot samostojno opombo.
- V povpraševanju: po pošiljanju je tam blok Varščina z zneskom in stanjem.
Lastno besedilo o varščini – na primer »zapisnik o stanju ob predaji in vrnitvi« – vneseš pod Nastavitve → Dokumenti in izvoz → Privzeta besedila v polje Opomba pod varščino. Prikaže se na strani za rezervacije, v ponudbi in v portalu za stranke pod varščino.
Varščina na spletu s Stripe
Če je Stripe aktiven, stranka varščino plača z Plačaj zdaj skupaj z zapadlim obrokom, običajno s predplačilom – za stranko eno plačilo. Če trenutno noben obrok ni zapadel, plača samo varščino. Po plačilu je varščina samodejno v stanju prejeto. Zanjo ne nastane račun.
Varščina kot rezervacija na kartici
Namesto da bi varščino bremenil, jo lahko samo rezerviraš na kartici stranke. Pod Nastavitve → Plačilo in Stripe pri Varščina na spletu izbereš:
- plača se skupaj s plačilom, po dogodku se vrne – kot je opisano zgoraj (privzeto), ali
- kot rezervacija na kartici (brez bremenitve).
Tako deluje rezervacija na kartici:
- Ko stranka plača obrok prek Stripa, varščine ne plača. Stripe si shrani samo njeno kartico.
- 2 dni pred dogodkom BoothDock varščino na tej kartici rezervira. Nič se ne bremeni. Prej ne gre, ker Stripe rezervacijo drži največ 7 dni.
- Če rezervacija ne uspe, npr. ker je kartica zavrnjena ali ni shranjena nobena kartica, dobiš e-pošto. BoothDock poskusi znova naslednji dan, vse do dneva dogodka. Varščino nato uredi neposredno s stranko.
- Po dogodku v povpraševanju v bloku Varščina klikneš Sprosti rezervacijo – ali Delno zadrži z Zadržani znesek in Razlog. BoothDock nato bremeni samo ta znesek, ostalo se sprosti. Če ne narediš nič, Stripe rezervacijo po 7 dneh sprosti sam.
Tvoja stranka na strani za rezervacije, v ponudbi in v portalu za stranke prebere, da se varščina 2 dni pred dogodkom rezervira na njeni kartici in po dogodku sprosti.
Stanje varščine
| Stanje | Pomen |
|---|---|
| odprto | Še ni prejeta. Če varščina prispe v gotovini ali z nakazilom, izbereš datum in Način plačila ter klikneš Varščina prejeta. |
| Rezervirano | Rezervirano na kartici stranke, nič ni bremenjeno. Po dogodku Sprosti rezervacijo ali Delno zadrži. |
| prejeto | Je pri tebi. Po dogodku klikneš V celoti vrnjeno – ali Delno zadrži z Zadržani znesek in Razlog (npr. poškodba tiskalnika). |
| vrnjeno | V celoti vrnjena. |
| zadržano | Zadržana v celoti ali delno; preostanek je vrnjen. |
Če je bila varščina plačana na spletu prek Stripa, V celoti vrnjeno in Delno zadrži znesek samodejno vrneta na kartico stranke. Pri gotovini ali nakazilu vračaš sam; Ponastavi nato stanje vrne na odprto. Gumbe vidi, kdor sme beležiti plačila.
Potni stroški
Pod Nastavitve → Plačilo in Stripe → Potni stroški enkrat določiš:
| Nastavitev | Pomen |
|---|---|
| Vključeno do (km) | Toliko kilometrov je všteto v ceno. |
| Cena na km | Kolikor stane vsak kilometer nad tem. Brez cene na km je funkcija izklopljena. |
| Obračunaj tja in nazaj | Kilometri nad vključeno razdaljo se štejejo dvojno. |
Povzetek na strani za rezervacije nato navaja na primer »Prihod je vključen do 30 km, nad tem 0,50 € na km (tja in nazaj).«
Kalkulator km v ponudbi
V ponudbi in pri Izstavi račun je ob postavkah polje Razdalja v km (v eno smer). Vnesi razdaljo v eno smer in klikni Izračunaj potne stroške: BoothDock odšteje vključene kilometre, pri poti tja in nazaj podvoji in vstavi postavko Potni stroški s količino v km in tvojo ceno na km. Če izračunaš znova, nova vrstica nadomesti staro.
Ocena potnih stroškov na strani za rezervacije
S kljukico Prikaži oceno potnih stroškov na strani za rezervacijo stranka že pred pošiljanjem vidi, koliko približno stane prihod. V koraku Termin vnese Kraj in klikne Oceni potne stroške. Stran nato prikaže na primer »Prihod pribl. 30 € – 45 € (pribl. 40–48 km do kraja Lyon) – neobvezujoča ocena.« ali da je prihod predvidoma vključen.
- Razdaljo izračuna BoothDock z OpenStreetMap: od tvojega naslova pod Podjetje in davki do vnesenega kraja.
- Prenese se samo kraj, brez podatkov o stranki.
- Računa se zračna razdalja krat cestni faktor. Rezultat je razpon, ne natančna pot.
- Ocena je neobvezujoča. Zavezujoči so potni stroški v tvoji ponudbi.
Kljukico vidiš le, če BoothDock oceno za tvoj račun ponuja. Če tvoj naslov manjka, stran namesto razpona prikaže: »Potnih stroškov trenutno ni mogoče oceniti. Navedeni so v ponudbi.«
Potne cone
Namesto razpona lahko določiš fiksne cene glede na razdaljo. Pod Potne cone (za takojšnjo rezervacijo) – vidno, če BoothDock ponuja oceno potnih stroškov za tvoj račun – s Dodaj cono dodaš vrstice z do km in Cena, največ 8. Na primer:
| do km | Cena |
|---|---|
| 15 | 0 € |
| 30 | 25 € |
| 50 | 50 € |
Pod Za zadnjo cono izbereš, kaj velja za daljše poti: samo povpraševanje – potni stroški v ponudbi ali takojšnja rezervacija – potni stroški na končnem računu.
S conami ocena na strani za rezervacije prikaže fiksno ceno, na primer »Prihod v kraj Lyon: 25 € (cona do 30 km).« Če je kraj dlje od zadnje cone, stran navede, da so potni stroški v ponudbi ali na končnem računu. Razdaljo BoothDock oceni kot zgoraj iz kraja. Brez con veljata cena na km in razpon kot doslej.
Takojšnja rezervacija (glej spodaj) uporablja cone: cona se v ponudbo doda kot fiksna postavka.
Takojšnja rezervacija
Pri takojšnji rezervaciji tvoja stranka rezervira in plača neposredno na strani za rezervacije, ne da bi ji moral prej napisati ponudbo. Vklopiš jo za vsak paket posebej: v oknu paketa obkljukaj Takojšnja rezervacija.
Zahteve:
- povezan račun Stripe, ki lahko sprejema plačila – glej Spletno plačilo s Stripe
- popolni podatki pod Rezervacije → Nastavitve → Podjetje in davki ter Plačilo in Stripe
Če kaj od tega manjka, ostane stran za rezervacije pri povpraševanjih.
Tako deluje za tvojo stranko:
- Paket ima na strani za rezervacije oznako Takojšnja rezervacija.
- Stranka vse izpolni in klikne Zavezujoče rezervirajte in plačajte.
- BoothDock takoj ustvari ponudbo iz paketa, dodatkov in potne cone ter jo pošlje. Velja 2 dni, termin pa je od takrat blokiran.
- Stranka pride neposredno v portal za stranke, tam podpiše pogodbo, če jo uporabljaš, in plača prek Stripa po tvojem plačilnem načrtu.
Tvoja običajna pravila veljajo tudi za takojšnje rezervacije: plačilni načrt, varščina, pogodba in računi kot pri vsaki ponudbi.
Potni stroški: Če si nastavil potne cone, takojšnja rezervacija potrebuje kraj. Ustrezna cona se v ponudbi pojavi kot posebna postavka. Če je kraj dlje od zadnje cone, odloča tvoja nastavitev pod Za zadnjo cono:
- samo povpraševanje – potni stroški v ponudbi: postane navadno povpraševanje. Stranka prebere: »… vam bo pripravil individualno ponudbo za vaš termin ali lokacijo.«
- takojšnja rezervacija – potni stroški na končnem računu: stranka rezervira takoj, potne stroške pa pozneje dodaš na končni račun.
Brez con ponudba ne vsebuje potnih stroškov.
Plačilni načrt za paket
Če imaš shranjene lastne predloge plačilnega načrta, v pogovornem oknu paketa pod Plačilni načrt za ta paket izbereš eno od njih. Nove ponudbe za ta paket nato začnejo s tem načrtom namesto s Privzeti plačilni načrt – glej Plačilni načrti in obroki.