Ein Event bündelt alles für eine Veranstaltung: Name, Datum, welche Boxen es nutzen, die Vorlagen und die Galerie.
Anlegen
- Im Hub Events öffnen und Event anlegen.
- Name des Events, Datum (bei mehrtägigen Events auch ein Enddatum) und Event-Typ (Hochzeit, Geburtstag, Firmenfeier …) eintragen.
- Auf Event anlegen klicken – das Event ist angelegt und bekommt einen eigenen Code.
Die Zeitzone übernimmt das neue Event von deinem Browser; ändern kannst du sie im Reiter Details. Hast du im Reiter Marke einen Standard für neue Events gespeichert, bekommt jedes neue Event diese Marke automatisch.
Event duplizieren
Für wiederkehrende Buchungen musst du nicht alles neu einstellen: Im Event oben Duplizieren wählen, Name (vorbelegt mit „(Kopie)“) und Datum eintragen – das neue Event bekommt einen eigenen Code. Übernommen werden die Einstellungen, die Vorlagen-Auswahl und die Galerie-Marke; Aufnahmen, Gästedaten, die Box-Zuweisung und eine Galerie-PIN nicht.
Die Event-Seite
Oben stehen Name, Status und Code des Events, daneben QR-Karte drucken, Löschen, Duplizieren und Speichern. Darunter zeigt eine Zahlenzeile auf einen Blick Aufnahmen, Dateien, Drucke, Gastfotos wartend, Boxen und wann die Galerie abläuft. Die Reiter darunter ordnen alles Weitere:
| Reiter | Wofür |
|---|---|
| Übersicht | Galerie-Link für Gäste mit Kurz-Adresse und QR-Code, Gesamt-Download, Drucke und Galerie-Zahlen – öffnet sich als Erstes |
| Aufnahmen | Alle Aufnahmen, die im Hub angekommen sind, als Raster mit Vorschau – ansehen und löschen (mehr) |
| Details | Name, Anzeige-Titel, Kunde, Datum, Enddatum, Event-Typ, Zeitzone, Status |
| Galerie & Gäste | Galerie-Umfang, Zugriffsschutz, Aufbewahrung, Gast-Uploads, Datenschutz-Hinweis und der Link für Gastgeber |
| Marke | Die Galerie im eigenen Look (Branding) |
| Freigabe | Gast-Uploads prüfen und freigeben, wenn du sie moderierst |
| Fotoaufgaben | Aufgaben für Gäste und die Live-Wand (mehr) |
| Löschanträge | Löschwünsche der Gäste bearbeiten (mehr) |
| Boxen | Welche Boxen dieses Event nutzen dürfen (leer = alle) und welche Stationen dazugehören |
| Vorlagen | Welche Vorlagen auf die Box kommen und welche davon Standard ist |
| Kundendesign | Kunden gestalten per Link selbst eine Vorlage |
| Gästedaten | Gästedaten aus dem Formular an der Box – nur sichtbar, wenn welche da sind |
Passen nicht alle Reiter in die Breite, blätterst du mit den Pfeilen am Rand der Leiste weiter. Ein Link mit ?tab=sessions am Ende führt weiterhin direkt zu den Aufnahmen.
Vorlagen pro Event
- Im Event den Reiter Vorlagen öffnen. Der Vorlagen-Wähler zeigt deine Vorlagen mit Vorschau – geordnet in Gruppen wie in der Bibliothek, mit Suche, Sortierung und Themen-Filter.
- Setze ein Häkchen an jede Vorlage, die für dieses Event auf die Box kommen soll. Mit Ganze Gruppe auswählen nimmst du alle Vorlagen einer Gruppe auf einmal.
- Mit dem Stern legst du die Standardvorlage fest. Die erste Vorlage mit Häkchen wird automatisch Standard.
- Speichern.
Nur für dieses Event blendet alle Vorlagen ohne Häkchen aus. Fehlt noch etwas, legst du hier direkt mit Vorlage anlegen eine neue an oder holst mit Datei einspielen eine fertige Vorlage – sie ist dann gleich ausgewählt.
Die Standardvorlage ist an der Box vorausgewählt: Hat das Event nur eine Vorlage, nimmt die Box sie ohne Nachfrage; bei mehreren wählt der Gast im Fotomodus selbst. Die Box, auf der das Event läuft, übernimmt die Auswahl von selbst, meist innerhalb einer Minute – auch wenn du eine zugewiesene Vorlage im Editor änderst. Sofort geht es in BoothDock Studio im Admin-Bereich unter Design → Fotolayouts mit Vom Hub holen.
Auf einer Box ohne Hub-Kopplung gibt es keine Event-Auswahl: Dort gilt der Schalter Im Kiosk wählbar an jeder Vorlage für die ganze Box. Wie du Vorlagen baust, steht unter Vorlagen gestalten und importieren.
Die Event-Liste in BoothDock Studio zeigt bei Events aus dem Hub den Termin aus dem Hub; bei lokal angelegten Events den Tag, an dem sie angelegt wurden.
Gut zu wissen
- Status steuert den Lebenszyklus (Geplant → Vorbereitet → Aktiv → Abgeschlossen). Abgeschlossene Events bleiben in der Statistik erhalten.
- Ein im Studio angelegtes Event wird beim ersten Upload automatisch in den Hub hochgezogen – du musst es nicht doppelt anlegen.