Un pachet nu trebuie să fie rigid: clientul tău poate alege mai multe ore sau mai multe zile, un pachet poate fi o vreme mai ieftin, poate avea o garanție, iar deplasarea o calculează BoothDock pentru tine. Pe toate le setezi la Rezervări → Ofertă → Pachete și extraopțiuni, în fereastra pachetului, iar costurile de deplasare la Setări → Plată și Stripe.
Durata în ore
În fereastra unui pachet stabilești cât durează și dacă clientul poate prelungi:
| Câmp | Semnificație |
|---|---|
| Durată (ore) | Atâtea ore sunt incluse în preț, de exemplu 4. |
| Maximum ore (alege clientul) | Dacă valoarea este mai mare decât durata, clientul alege singur orele, de exemplu de la 4 la 8. Egal cu durata = durată fixă. |
| Preț pe oră suplimentară | Fiecare oră peste durată costă această sumă. |
Pe pagina de rezervare, clientul alege orele la pasul Data, la Durată – cu suma suplimentară între paranteze. Ora de Sfârșit o calculează pagina singură din ora de început și numărul de ore. Se ocupă în continuare întreaga zi.
Durata în zile
Pentru weekenduri sau evenimente care trec de miezul nopții:
| Câmp | Semnificație |
|---|---|
| Zile rezervate | De exemplu 2 pentru un weekend. Clientul alege doar ziua de început, zilele următoare se rezervă odată cu ea. |
| Maximum zile (alege clientul) | Dacă valoarea este mai mare decât Zile rezervate, clientul alege singur durata, de exemplu 2 până la 3 zile. |
| Preț pe zi suplimentară | Fiecare zi peste Zile rezervate costă această sumă. |
Clientul alege la Număr de zile durata și apoi ziua de început. O zi de început poate fi aleasă doar dacă toate zilele intervalului sunt libere. O rezervare acceptată blochează fiecare dintre aceste zile – în calendar, în Inventar și ca eveniment cu dată de sfârșit. Factura menționează perioada prestației.
Preț promoțional
La Promoție în fereastra unui pachet sau a unei extraopțiuni faci o intrare mai ieftină pentru o vreme:
| Câmp | Semnificație |
|---|---|
| Preț promoțional | Trebuie să fie sub prețul normal. |
| Pentru primele … solicitări (0 = fără limită) | Câte solicitări făcute prin pagina ta de rezervare primesc prețul promoțional. |
| Valabil până la (opțional) | Ultima zi a promoției. |
Pagina de rezervare afișează prețul vechi tăiat, prețul promoțional și mențiunea Promoție, la dorință cu „mai sunt … disponibile” și „până la …”. În fereastră vezi „Mai sunt disponibile … din …”. Dacă stocul s-a epuizat sau data a trecut, se aplică din nou prețul normal. Cererile anulate nu se numără. Prețul promoțional apare în cerere ca un preț obișnuit – oferta și factura calculează cu el.
Garanție
O garanție este o sumă pe care o returnezi după eveniment. Nu face parte din preț: nu apare în poziții, nu apare în total și nu apare pe factură, nu se impozitează și nu ajunge în contabilitatea ta.
- În catalog: în fereastra unui pachet sau a unei extraopțiuni introduci suma la Garanție (rambursabilă, neinclusă în preț). Rezumatul de pe pagina de rezervare afișează apoi „Plus o garanție de …, returnată după eveniment.”
- În ofertă: ciorna preia garanțiile pachetului și ale extraopțiunilor, însumate, în câmpul Garanție (rambursabilă). Acolo o modifici pentru această rezervare. PDF-ul ofertei și portalul clienților menționează garanția ca mențiune separată.
- În cerere: după trimitere apare blocul Garanție cu suma și starea.
Un text propriu despre garanție – de exemplu „Proces-verbal de stare la predare și la returnare” – îl introduci la Setări → Documente și export → Texte implicite, în câmpul Mențiune sub garanție. El apare pe pagina de rezervare, în ofertă și în portalul clienților, sub garanție.
Garanție online cu Stripe
Dacă Stripe este activ, clientul plătește garanția cu Plătește acum, împreună cu rata scadentă, de obicei avansul – o singură plată pentru client. Dacă nu este scadentă nicio rată, plătește doar garanția. După plată, garanția trece automat pe primită. Pentru ea nu se creează factură.
Garanție ca sumă blocată pe card
În loc să debitezi garanția, o poți bloca doar pe cardul clientului. La Setări → Plată și Stripe alegi la Garanție online:
- plătită odată cu plata, rambursată după eveniment – cum e descris mai sus (standard), sau
- ca sumă blocată pe card (nedebitată).
Așa funcționează blocarea pe card:
- Dacă clientul plătește o rată cu Stripe, nu plătește și garanția. Stripe salvează doar cardul lui.
- Cu 2 zile înainte de eveniment, BoothDock blochează garanția pe acest card. Nu se debitează nimic. Mai devreme nu se poate, deoarece Stripe păstrează o blocare cel mult 7 zile.
- Dacă blocarea nu reușește, de ex. pentru că cardul este refuzat sau nu este salvat niciun card, primești un e-mail. BoothDock încearcă din nou a doua zi, până în ziua evenimentului. Clarifică atunci garanția direct cu clientul.
- După eveniment apeși în cerere, în blocul Garanție, Deblochează suma – sau Reținere parțială cu Sumă reținută și Motiv. Atunci BoothDock debitează doar această sumă, restul se eliberează. Dacă nu faci nimic, Stripe eliberează singur blocarea după 7 zile.
Clientul tău citește pe pagina de rezervare, în ofertă și în portalul clienților că garanția este blocată pe cardul lui cu 2 zile înainte de eveniment și eliberată după eveniment.
Starea garanției
| Stare | Semnificație |
|---|---|
| în așteptare | Încă nu a fost primită. Dacă garanția vine în numerar sau prin transfer bancar, alegi data și Metodă de plată și apeși Garanție primită. |
| Blocată | Blocată pe cardul clientului, nimic debitat. După eveniment Deblochează suma sau Reținere parțială. |
| primită | Se află la tine. După eveniment apeși Rambursată integral – sau Reținere parțială cu Sumă reținută și Motiv (de ex. deteriorarea imprimantei). |
| rambursată | Returnată integral. |
| reținută | Reținută integral sau parțial; restul este rambursat. |
Dacă garanția a fost plătită online prin Stripe, Rambursată integral și Reținere parțială returnează suma automat pe cardul clientului. În numerar sau prin transfer bancar returnezi tu banii; Resetează readuce apoi starea la în așteptare. Butoanele le vede cine are voie să înregistreze plăți.
Costuri de deplasare
La Setări → Plată și Stripe → Costuri de deplasare stabilești o singură dată:
| Setare | Semnificație |
|---|---|
| Incluși până la (km) | Atâția kilometri sunt incluși în preț. |
| Preț pe km | Cât costă fiecare kilometru peste. Fără preț pe km, funcția este dezactivată. |
| Calculează dus-întors | Kilometrii peste distanța inclusă se numără dublu. |
Rezumatul de pe pagina de rezervare menționează apoi, de exemplu, „Deplasarea este inclusă până la 30 km, peste această distanță 0,50 € pe km (dus-întors).”
Calculatorul de km în ofertă
În ofertă și la Emiteți factură, lângă poziții se află câmpul Distanță în km (dus). Introdu distanța dusă și apasă Calculează costurile de deplasare: BoothDock scade kilometrii incluși, dublează la dus-întors și adaugă o poziție Costuri de deplasare cu cantitatea în km și prețul tău pe km. Dacă recalculezi, rândul nou îl înlocuiește pe cel vechi.
Estimarea costurilor de deplasare pe pagina de rezervare
Cu bifa Afișează o estimare a costurilor de deplasare pe pagina de rezervare, clientul vede încă dinainte de trimitere cam cât costă deplasarea. La pasul Data introduce Locație și apasă Estimează costurile de deplasare. Pagina afișează apoi, de exemplu, „Deplasare aprox. 30 € – 45 € (aprox. 40–48 km până la Lyon) – estimare neangajantă.” sau faptul că deplasarea este probabil inclusă.
- Distanța o calculează BoothDock cu OpenStreetMap: de la adresa ta de la Firmă și taxe până la locul introdus.
- Se transmite doar locul, nu datele clientului.
- Se calculează linia dreaptă înmulțită cu un factor de drum. Rezultă un interval, nu un traseu exact.
- Estimarea este neangajantă. Costurile de deplasare din oferta ta sunt cele obligatorii.
Bifa o vezi doar dacă BoothDock oferă estimarea pentru contul tău. Dacă lipsește adresa ta, pagina afișează în loc de interval: „Costurile de deplasare nu pot fi estimate momentan. Vor fi menționate în ofertă.”
Zone de deplasare
În loc de un interval, poți stabili prețuri fixe în funcție de distanță. La Zone de deplasare (pentru rezervarea imediată) – vizibil dacă BoothDock oferă estimarea costurilor de deplasare pentru contul tău – adaugi cu Adăugați zonă rânduri cu până la km și Preț, cel mult 8. De exemplu:
| până la km | Preț |
|---|---|
| 15 | 0 € |
| 30 | 25 € |
| 50 | 50 € |
La Peste ultima zonă alegi ce se aplică pentru distanțe mai mari: doar cerere – costurile de deplasare în ofertă sau rezervare imediată – costurile de deplasare pe factura finală.
Cu zone, estimarea de pe pagina de rezervare arată un preț fix, de exemplu „Deplasare la Lyon: 25 € (zonă până la 30 km).” Dacă locul este mai departe decât ultima zonă, acolo scrie că costurile de deplasare apar în ofertă sau pe factura finală. Distanța o estimează BoothDock ca mai sus, pe baza localității. Fără zone se aplică prețul pe km și intervalul, ca până acum.
Rezervarea imediată (vezi mai jos) folosește zonele: zona se adaugă în ofertă ca linie fixă.
Rezervare imediată
La rezervarea imediată, clientul tău rezervă și plătește direct pe pagina de rezervare, fără să scrii tu mai întâi o ofertă. O activezi pentru fiecare pachet: în fereastra pachetului bifează Rezervare imediată.
Condiții:
- un cont Stripe conectat, care poate primi plăți – vezi Plată online cu Stripe
- date complete la Rezervări → Setări → Firmă și taxe și Plată și Stripe
Dacă lipsește una dintre ele, pagina de rezervare rămâne la cereri.
Cum funcționează pentru clientul tău:
- Pachetul afișează pe pagina de rezervare eticheta Rezervare imediată.
- Clientul completează tot și apasă Rezervați ferm și plătiți.
- BoothDock creează imediat oferta din pachet, extra și zona de deplasare și o trimite. Este valabilă 2 zile, iar data este blocată din acel moment.
- Clientul ajunge direct în portalul clienților, semnează acolo contractul dacă folosești unul și plătește prin Stripe conform planului tău de plată.
Regulile tale obișnuite se aplică și la rezervările imediate: plan de plată, garanție, contract și facturi ca la orice ofertă.
Costuri de deplasare: Dacă ai configurat zone de deplasare, rezervarea imediată are nevoie de locul evenimentului. Zona potrivită apare ca linie separată în ofertă. Dacă locul este mai departe decât ultima zonă, decide setarea ta de la Peste ultima zonă:
- doar cerere – costurile de deplasare în ofertă: devine o cerere obișnuită. Clientul citește: „… vă va trimite o ofertă personalizată pentru data sau locația dumneavoastră.”
- rezervare imediată – costurile de deplasare pe factura finală: clientul rezervă imediat, iar tu adaugi mai târziu costurile de deplasare pe factura finală.
Fără zone, oferta nu conține costuri de deplasare.
Plan de plată pentru un pachet
Dacă ai salvat șabloane proprii de plan de plată, alegi în fereastra unui pachet, la Plan de plată pentru acest pachet, unul dintre ele. Ofertele noi pentru acest pachet pornesc apoi cu acest plan în loc de Plan de plată implicit – vezi Planuri de plată și rate.