La unele evenimente, invitatul trebuie să își primească fotografia exclusiv prin e-mail – fără printare, fără cod QR. Iar clientul tău, organizatorul, vrea adesea să folosească apoi adresele de e-mail pentru propriile invitații. Are voie doar dacă invitatul este de acord în mod expres. Le configurezi pe amândouă în BoothDock Studio la Sistem, separat pentru fiecare Box.
Condiții
- BoothDock Studio 1.5.8 sau mai nou – pe Windows și pe dispozitivele Apple (iPad, iPhone, Mac).
- Box-ul este asociat cu Hub-ul, iar evenimentul activ vine din Hub (Evenimente → Evenimente din Hub → Preia ca eveniment local) – vezi Creează cont și cuplează un box. Trimiterea trece prin Hub; fără asociere, butonul de e-mail nu apare.
- E-mailul conține o imagine de previzualizare și un link către fotografie în galeria Hub. Linkul funcționează cât timp galeria este online (Păstrare (zile) în fila Galerie și invitați).
Pasul 1: doar „Primește prin e-mail” la rezultat
- Deschide Sistem → Funcționare → Acțiuni pentru rezultat (invitat).
- Dezactivează Imprimă, Cod QR și Descarcă.
- Activează Primește prin e-mail.
- Lasă Termină activ – astfel invitatul revine la început. Poți dezactiva Schimbă aspectul și GIF din fotografii în serie; Șterge după preferință.
- Opțional: activează Deschide automat fereastra de e-mail (dezactivat din fabrică). Atunci fereastra pentru adresă se deschide singură la rezultat; cine nu vrea fotografia prin e-mail atinge Nu, mulțumesc.
Dacă e-mailul este singura modalitate de a lua fotografia, Primește prin e-mail devine butonul principal mare la rezultat, cu Termină alături. Butonul apare pentru fiecare invitat – nu este nevoie de nicio bifă pe ecranul de informare.
Ce vede invitatul
Invitatul atinge Primește prin e-mail, introduce adresa și atinge Trimite link. Box-ul încarcă fotografia în Hub, iar Hub-ul trimite e-mailul. Fereastra îi spune invitatului în mod explicit: „Adresa ta este folosită doar pentru trimiterea acestei fotografii și nu este salvată.” Hub-ul nu salvează adresa, iar Box-ul o păstrează doar până când e-mailul pleacă. Confirmarea este intenționat neutră – nu dezvăluie dacă adresa există.
Cât timp invitatul tastează, Box-ul nu revine la început. Dacă nimeni nu tastează nimic, fereastra se închide odată cu revenirea normală la început.
Sfat: în Hub, setează Evenimente → Galerie și invitați → Domeniu galerie la Pe sesiune – fiecare invitat vede doar propriile fotografii. Atunci linkul din e-mail arată doar fotografiile acestui invitat.
Pasul 2 (opțional): adresa către organizator doar cu bifă
Adresa din fereastra de e-mail nu o primește nimeni – nici măcar tu. Dacă clientul tău trebuie să primească adrese, folosești formularul de date ale invitaților, cu propria căsuță opțională.
- Deschide Sistem → Funcționare → Datele invitaților (formular).
- Activează Formular pentru datele invitaților.
- La Când alege momentul din flux: Înainte de distribuire (după captură) întreabă chiar înainte de rezultat, Înainte de captură (după nota de confidențialitate) încă dinainte de fotografie.
- Atinge + Câmp, introdu o etichetă, de ex. „Adresă de e-mail”, și alege tipul E-mail. Box-ul verifică atunci dacă textul introdus arată ca o adresă de e-mail.
- Lasă Obligatoriu dezactivat. Dacă toate câmpurile sunt opționale, invitatul poate sări peste formular cu Omite.
- La Casetă pentru contact de marketing (gol = fără) scrie textul căsuței, de ex. „Sunt de acord ca adresa mea de e-mail să fie transmisă către [organizator], pentru ca acesta să mă poată contacta despre evenimentele sale.” Numește organizatorul și scopul.
Căsuța nu este niciodată obligatorie și nu este niciodată bifată în prealabil. Dacă câmpul de text rămâne gol, nu există căsuță. La Texte pentru traduci titlul, câmpurile și căsuța pentru fiecare limbă a invitaților.
Așa vede invitatul formularul:
Fără introducere dublă: dacă invitatul a completat deja o adresă de e-mail în formular, aceasta apare deja în fereastra Primește fotografia prin e-mail. O mai poate modifica acolo; nu se salvează nimic în plus.
Exportul și transmiterea adreselor
- Pe Box: Exportă doar cu consimțământ de marketing descarcă într-un fișier CSV doar invitații evenimentului activ care au bifat căsuța (Marketing permis = Da). Aceasta este lista pe care ai voie să o transmiți clientului tău. Exportă ca CSV descarcă în schimb toate răspunsurile. Cu Șterge datele invitaților le elimini de pe Box.
- În Hub (plan plătit): dacă Box-ul este asociat, răspunsurile ajung și în Hub. Le găsești la Evenimente → evenimentul tău → fila Datele invitaților, iar Descarcă CSV îți dă CSV-ul. Acest fișier conține toate răspunsurile; transmite din el doar rândurile cu da în coloana Marketing. În planul Free, răspunsurile rămân doar pe Box.
Formularul salvează o adresă introdusă chiar dacă invitatul nu bifează căsuța. De aceea, la clientul tău ajung doar adresele cu consimțământ.
Protecția datelor
- Cine colectează datele răspunde de ele – tu ca operator, eventual împreună cu clientul tău. Textele informării și ale căsuțelor le formulezi tu.
- Adresa din fereastra de e-mail servește doar la trimiterea acestei fotografii și nu reprezintă un consimțământ pentru marketing. Transmiterea către organizator depinde exclusiv de bifa din formular. Ambele sunt opționale; participarea nu depinde de niciuna.
- Transmite doar adresele bifate.
- Opțiunea Casetă suplimentară: contact de la Sistem → Protecție → Notă de confidențialitate nu mai este necesară pentru trimiterea prin e-mail. Dacă ai folosit-o până acum în acest scop, o poți dezactiva sau o poți folosi din nou pentru scopul ei inițial. Tot acolo descarci consimțămintele de pe ecranul de informare cu Exportă registrul de consimțăminte – cu marcaj de timp și textul exact.
Acest articol descrie funcțiile BoothDock și nu reprezintă consultanță juridică. Dacă ai dubii, întreabă consultantul tău pentru protecția datelor.