Fotky jen e-mailem – a adresy předávat jen se souhlasem

Na některých akcích má host dostat svou fotku výhradně e-mailem – žádný tisk, žádný QR kód. A tvůj zákazník, pořadatel, chce často e-mailové adresy potom použít pro vlastní pozvánky. Smí to jen tehdy, když s tím host výslovně souhlasí. Obojí nastavíš v BoothDock Studiu v Systém, pro každou Box zvlášť.

Obrazovka výsledku s „Získat e-mailem“ jako hlavním tlačítkem a „Hotovo“

Předpoklady

BoothDock Studio 1.5.8 nebo novější – ve Windows a na zařízeních Apple (iPad, iPhone, Mac).
Box je spárovaná s Hubem a aktivní akce pochází z Hubu (Akce → Akce z Hubu → Převzít jako lokální akci) – viz Vytvoření účtu a spárování boxu. Odesílání běží přes Hub; bez spárování se tlačítko e-mailu nezobrazí.
E-mail obsahuje náhled a odkaz na snímek v galerii Hubu. Odkaz funguje, dokud je galerie online (Uchování (dny) na kartě Galerie a hosté).

Krok 1: u výsledku jen „Získat e-mailem“

Otevři Systém → Provoz → Akce s výsledkem (host).
Vypni Tisk, QR kód a Stažení.
Zapni Získat e-mailem.
Nech zapnuté Hotovo – tím se host vrátí na začátek. Změnit vzhled a GIF ze sériových fotek můžeš vypnout; Smazat podle potřeby.
Volitelně: zapni Automaticky otevřít okno e-mailu (ve výchozím stavu vypnuto). Okno pro adresu se pak u výsledku otevře samo; kdo fotku e-mailem nechce, klepne na Ne, děkuji.

„Akce s výsledkem (host)“: aktivní jen „Hotovo“ a „Získat e-mailem“, pod nimi „Automaticky otevřít okno e-mailu“

Je-li e-mail jediný způsob, jak si fotku odnést, stane se Získat e-mailem u výsledku velkým hlavním tlačítkem a vedle něj je Hotovo. Tlačítko se zobrazí u každého hosta – zaškrtnutí na obrazovce upozornění k tomu není potřeba.

Jak to probíhá pro hosta

Host klepne na Získat e-mailem, zadá adresu a klepne na Poslat odkaz. Box nahraje snímek do Hubu a Hub odešle e-mail. Okno hostovi výslovně sdělí: „Vaše adresa se použije jen k odeslání této fotografie a neukládá se.“ Hub adresu neukládá a Box ji drží jen do chvíle, kdy je e-mail na cestě. Potvrzení je záměrně neutrální – neprozradí, zda adresa existuje.

Okno „Získejte fotografii e-mailem“ s polem pro adresu, upozorněním a „Poslat odkaz“

Dokud host píše, Box se na začátek nevrátí. Pokud nikdo nic nezadává, okno se zavře s běžným návratem na začátek.

Tip: v Hubu nastav Akce → Galerie a hosté → Rozsah galerie na Podle sezení – každý host vidí jen své fotografie. Odkaz v e-mailu pak ukáže jen fotky tohoto hosta.

Krok 2 (volitelně): adresu pořadateli jen se zaškrtnutím

Adresu z okna e-mailu nedostane nikdo – ani ty. Má-li tvůj zákazník dostávat adresy, použiješ formulář údajů hostů s vlastním dobrovolným políčkem.

Otevři Systém → Provoz → Údaje o hostech (formulář).
Zapni Formulář pro údaje o hostech.
V Kdy zvol místo v průběhu: Před sdílením (po záznamu) se ptá těsně před výsledkem, Před záznamem (po upozornění na ochranu údajů) už před fotkou.
Klepni na + Pole, zadej popisek, např. „E-mailová adresa“, a zvol typ E-mailová adresa. Box pak kontroluje, zda zadání vypadá jako e-mailová adresa.
Nech Povinné vypnuté. Jsou-li všechna pole dobrovolná, může host formulář přeskočit tlačítkem Přeskočit.
Do Zaškrtávací pole pro marketingový kontakt (prázdné = žádné) napiš text políčka, např. „Souhlasím s tím, aby byla moje e-mailová adresa předána společnosti [pořadatel], aby mě mohla kontaktovat ohledně svých akcí.“ Uveď jméno pořadatele a účel.

Políčko není nikdy povinné ani předem zaškrtnuté. Zůstane-li textové pole prázdné, políčko se nezobrazí. V Texty pro přeložíš nadpis, pole a políčko do každého jazyka hostů.

Sekce „Údaje o hostech (formulář)“ s polem pro e-mail, políčkem pro předání a „Exportovat jen se souhlasem s marketingem“

Takto vidí host formulář:

Formulář údajů hostů s polem pro e-mail a dobrovolným políčkem pro předání

Žádné dvojí zadávání: pokud host už ve formuláři vyplnil e-mailovou adresu, je v okně Získejte fotografii e-mailem už předvyplněná. Může ji tam ještě změnit; nic dalšího se neukládá.

Export a předání adres

Na Box: Exportovat jen se souhlasem s marketingem stáhne jako soubor CSV jen ty hosty aktivní akce, kteří políčko zaškrtli (Marketing povolen = Ano). To je seznam, který smíš předat svému zákazníkovi. Exportovat jako CSV naproti tomu stáhne všechny odpovědi. Tlačítkem Smazat údaje o hostech je z Box zase odstraníš.
V Hubu (placený tarif): je-li Box spárovaná, odpovědi jdou i do Hubu. Najdeš je v Akce → tvoje akce → karta Údaje o hostech, a Stáhnout CSV ti dá CSV. Tento soubor obsahuje všechny odpovědi; předávej z něj jen řádky s ano ve sloupci Marketing. V tarifu Free zůstávají odpovědi jen na Box.

Formulář uloží zadanou adresu i tehdy, když host políčko nezaškrtne. K tvému zákazníkovi proto jdou jen adresy se souhlasem.

Ochrana osobních údajů

Kdo údaje sbírá, ten za ně odpovídá – ty jako provozovatel, případně společně se svým zákazníkem. Texty upozornění a políček píšeš sám.
Adresa v okně e-mailu slouží jen k odeslání této fotky a není souhlasem s reklamou. Předání pořadateli řídí výhradně políčko ve formuláři. Obojí je dobrovolné; účast nezávisí na žádném z nich.
Předávej jen adresy se zaškrtnutím.
Políčko Doplňkové zaškrtávací pole: Kontaktování v Systém → Ochrana → Upozornění na ochranu údajů už pro odesílání e-mailem nepotřebuješ. Pokud jsi ho k tomu dosud používal, můžeš ho vypnout nebo ho opět používat k jeho původnímu účelu. Souhlasy z obrazovky upozornění tam stáhneš tlačítkem Exportovat protokol souhlasů – s časovým razítkem a přesným textem.

Tento článek popisuje funkce BoothDock a není právní radou. V případě pochybností se obrať na svého poradce pro ochranu osobních údajů.