Снимки само по имейл – и адреси само със съгласие

На някои събития гостът трябва да получи снимката си само по имейл – без печат, без QR код. А твоят клиент, организаторът, често иска после да използва имейл адресите за собствени покани. Това е позволено само ако гостът изрично се съгласи. И двете настройваш в BoothDock Studio в Система, поотделно за всяка Box.

Екран с резултата с „Получите чрез имейл“ като основен бутон и „Завършете“

Изисквания

BoothDock Studio 1.5.8 или по-нова версия – под Windows и на устройства на Apple (iPad, iPhone, Mac).
Box е сдвоена с Hub, а активното събитие идва от Hub (Събития → Събития от Hub → Приеми като локално събитие) – виж Създаване на акаунт и сдвояване на бокс. Изпращането минава през Hub; без сдвояване бутонът за имейл не се показва.
Имейлът съдържа миниатюра и връзка към снимката в галерията на Hub. Връзката работи, докато галерията е онлайн (Съхранение (дни) в раздела Галерия и гости).

Стъпка 1: само „Получите чрез имейл“ при резултата

Отвори Система → Работа → Действия с резултата (гост).
Изключи Отпечатване, QR код и Изтегляне.
Включи Получите чрез имейл.
Остави Завършете включено – така гостът се връща в началото. Променете облика и GIF от серия снимки можеш да изключиш; Изтриване по избор.
По избор: включи Автоматично отваряне на прозореца за имейл (по подразбиране е изключено). Тогава прозорецът за адреса се отваря сам при резултата; който не иска снимка по имейл, докосва Не, благодаря.

„Действия с резултата (гост)“: активни само „Завършете“ и „Получите чрез имейл“, под тях „Автоматично отваряне на прозореца за имейл“

Ако имейлът е единственият начин гостът да вземе снимката си, Получите чрез имейл става голям основен бутон при резултата, а до него стои Завършете. Бутонът се показва на всеки гост – за това не е нужна отметка на екрана с уведомлението.

Как протича за госта

Гостът докосва Получите чрез имейл, въвежда адреса си и докосва Изпратете линк. Box качва снимката в Hub, а Hub изпраща имейла. Прозорецът изрично казва на госта: „Вашият адрес се използва само за изпращане на тази снимка и не се съхранява.“ Hub не запазва адреса, а Box го държи само докато имейлът тръгне. Потвърждението е нарочно неутрално – не издава дали адресът съществува.

Прозорец „Получете снимката чрез имейл“ с поле за адрес, уведомление и „Изпратете линк“

Докато гостът пише, Box не се връща в началото. Ако никой нищо не въвежда, прозорецът се затваря с обичайното връщане в началото.

Съвет: в Hub задай Събития → Галерия и гости → Обхват на галерията на На сесия – всеки гост вижда само своите снимки. Тогава връзката в имейла показва само снимките на този гост.

Стъпка 2 (по избор): адресът към организатора само с отметка

Адреса от прозореца за имейл не получава никой – дори ти. Ако твоят клиент трябва да получава адреси, използваш формуляра за данни на гостите със собствена доброволна отметка.

Отвори Система → Работа → Данни за гости (формуляр).
Включи Формуляр с данни за гости.
В Кога избери мястото в потока: Преди споделянето (след заснемането) пита точно преди резултата, Преди заснемането (след известието за поверителност) още преди снимката.
Докосни + Поле, въведи надпис, напр. „Имейл адрес“, и избери типа Имейл. Тогава Box проверява дали въведеното прилича на имейл адрес.
Остави Задължително изключено. Ако всички полета са доброволни, гостът може да пропусне формуляра с Пропусни.
В Отметка за маркетингов контакт (празно = без) напиши текста на отметката, напр. „Съгласен/съгласна съм имейл адресът ми да бъде предаден на [организатор], за да може да се свързва с мен относно своите събития.“ Посочи организатора по име и целта.

Отметката никога не е задължителна и никога не е отметната предварително. Ако текстовото поле остане празно, отметка няма. В Текстове за превеждаш заглавието, полетата и отметката за всеки език на гостите.

Раздел „Данни за гости (формуляр)“ с поле за имейл, отметка за предаване и „Експорт само със съгласие за маркетинг“

Така гостът вижда формуляра:

Формуляр за данни на гостите с поле за имейл и доброволна отметка за предаване

Без двойно въвеждане: ако гостът вече е въвел имейл адрес във формуляра, той вече стои в прозореца Получете снимката чрез имейл. Гостът може още да го промени там; нищо допълнително не се запазва.

Експорт и предаване на адресите

На Box: Експорт само със съгласие за маркетинг изтегля като CSV файл само онези гости на активното събитие, които са поставили отметката (Маркетинг разрешен = Да). Това е списъкът, който можеш да предадеш на клиента си. Експортирай като CSV пък изтегля всички отговори. С Изтрий данните за гости ги премахваш от Box.
В Hub (платен план): ако Box е сдвоена, отговорите отиват и в Hub. Намираш ги в Събития → твоето събитие → раздел Данни за гости, а Изтегли CSV ти дава CSV. Този файл съдържа всички отговори; предавай от него само редовете с да в колоната Маркетинг. В плана Free отговорите остават само на Box.

Формулярът запазва въведения адрес дори когато гостът не постави отметката. Затова към клиента ти отиват само адреси със съгласие.

Защита на данните

Който събира данните, отговаря за тях – ти като оператор, евентуално заедно с клиента си. Текстовете на уведомлението и отметките пишеш сам.
Адресът в прозореца за имейл служи само за изпращането на тази снимка и не е съгласие за реклама. Предаването на организатора се урежда единствено от отметката във формуляра. И двете са доброволни; участието не зависи от никое от тях.
Предавай само адреси с отметка.
Отметката Допълнителна отметка: Контакт в Система → Защита → Известие за поверителност вече не ти е нужна за изпращането по имейл. Ако досега си я използвал за това, можеш да я изключиш или отново да я ползваш по предназначение. Съгласията от екрана с уведомлението изтегляш там с Експортирай протокол на съгласията – с времеви печат и точния текст.

Тази статия описва функциите на BoothDock и не е правен съвет. При съмнение попитай своя консултант по защита на данните.