Fotky len e-mailom – a adresy odovzdávať len so súhlasom

Na niektorých podujatiach má hosť dostať svoju fotku výhradne e-mailom – žiadna tlač, žiadny QR kód. A tvoj zákazník, organizátor, chce často e-mailové adresy potom použiť na vlastné pozvánky. Smie to len vtedy, keď s tým hosť výslovne súhlasí. Oboje nastavíš v BoothDock Studiu v Systém, pre každú Box zvlášť.

Obrazovka výsledku s „Poslať e-mailom“ ako hlavným tlačidlom a „Hotovo“

Predpoklady

BoothDock Studio 1.5.8 alebo novšie – vo Windows a na zariadeniach Apple (iPad, iPhone, Mac).
Box je spárovaná s Hubom a aktívne podujatie pochádza z Hubu (Podujatia → Podujatia v Hube → Prevziať ako lokálne podujatie) – pozri Vytvorenie účtu a spárovanie boxu. Odosielanie beží cez Hub; bez spárovania sa tlačidlo e-mailu nezobrazí.
E-mail obsahuje náhľad a odkaz na snímku v galérii Hubu. Odkaz funguje, kým je galéria online (Uchovávanie (dni) na karte Galéria a hostia).

Krok 1: pri výsledku len „Poslať e-mailom“

Otvor Systém → Prevádzka → Akcie pri výsledku (hosť).
Vypni Tlačiť, QR kód a Stiahnuť.
Zapni Poslať e-mailom.
Nechaj zapnuté Hotovo – tým sa hosť vráti na začiatok. Zmeniť vzhľad a GIF zo sériových záberov môžeš vypnúť; Odstrániť podľa potreby.
Voliteľne: zapni Automaticky otvoriť okno e-mailu (predvolene vypnuté). Okno na adresu sa potom pri výsledku otvorí samo; kto fotku e-mailom nechce, ťukne na Nie, ďakujem.

„Akcie pri výsledku (hosť)“: aktívne len „Hotovo“ a „Poslať e-mailom“, pod nimi „Automaticky otvoriť okno e-mailu“

Ak je e-mail jediný spôsob, ako si fotku odniesť, stane sa Poslať e-mailom pri výsledku veľkým hlavným tlačidlom a vedľa neho je Hotovo. Tlačidlo sa zobrazí pri každom hosťovi – zaškrtnutie na obrazovke upozornenia na to nie je potrebné.

Ako to prebieha pre hosťa

Hosť ťukne na Poslať e-mailom, zadá adresu a ťukne na Poslať odkaz. Box nahrá snímku do Hubu a Hub odošle e-mail. Okno hosťovi výslovne oznámi: „Vaša adresa sa použije len na odoslanie tejto fotografie a neukladá sa.“ Hub adresu neukladá a Box ju drží len dovtedy, kým je e-mail na ceste. Potvrdenie je zámerne neutrálne – neprezradí, či adresa existuje.

Okno „Dostanite fotografiu e-mailom“ s poľom na adresu, upozornením a „Poslať odkaz“

Kým hosť píše, Box sa na začiatok nevráti. Ak nikto nič nezadáva, okno sa zatvorí s bežným návratom na začiatok.

Tip: v Hube nastav Podujatia → Galéria a hostia → Rozsah galérie na Podľa relácie – každý hosť vidí len svoje fotografie. Odkaz v e-maile potom ukáže len fotky tohto hosťa.

Krok 2 (voliteľne): adresu organizátorovi len so zaškrtnutím

Adresu z okna e-mailu nedostane nikto – ani ty. Ak má tvoj zákazník dostávať adresy, použiješ formulár údajov hostí s vlastným dobrovoľným políčkom.

Otvor Systém → Prevádzka → Údaje hostí (formulár).
Zapni Formulár pre údaje hostí.
V Kedy zvoľ miesto v priebehu: Pred zdieľaním (po zábere) sa pýta tesne pred výsledkom, Pred záberom (po ochrane údajov) už pred fotkou.
Ťukni na + Pole, zadaj popis, napr. „E-mailová adresa“, a zvoľ typ E-mail. Box potom kontroluje, či zadanie vyzerá ako e-mailová adresa.
Nechaj Povinné vypnuté. Ak sú všetky polia dobrovoľné, hosť môže formulár preskočiť tlačidlom Preskočiť.
Do Zaškrtávacie pole pre marketingový kontakt (prázdne = žiadne) napíš text políčka, napr. „Súhlasím s tým, aby bola moja e-mailová adresa odovzdaná spoločnosti [organizátor], aby ma mohla kontaktovať ohľadom svojich podujatí.“ Uveď meno organizátora a účel.

Políčko nie je nikdy povinné ani vopred zaškrtnuté. Ak textové pole zostane prázdne, políčko sa nezobrazí. V Texty pre preložíš nadpis, polia a políčko do každého jazyka hostí.

Sekcia „Údaje hostí (formulár)“ s poľom na e-mail, políčkom na odovzdanie a „Exportovať len so súhlasom s marketingom“

Takto vidí hosť formulár:

Formulár údajov hostí s poľom na e-mail a dobrovoľným políčkom na odovzdanie

Žiadne dvojité zadávanie: ak hosť už vo formulári vyplnil e-mailovú adresu, je v okne Dostanite fotografiu e-mailom už predvyplnená. Môže ju tam ešte zmeniť; nič ďalšie sa neukladá.

Export a odovzdanie adries

Na Box: Exportovať len so súhlasom s marketingom stiahne ako súbor CSV len tých hostí aktívneho podujatia, ktorí políčko zaškrtli (Marketing povolený = Áno). To je zoznam, ktorý smieš odovzdať svojmu zákazníkovi. Exportovať ako CSV naopak stiahne všetky odpovede. Tlačidlom Vymazať údaje hostí ich z Box opäť odstrániš.
V Hube (platený tarif): ak je Box spárovaná, odpovede idú aj do Hubu. Nájdeš ich v Podujatia → tvoje podujatie → karta Údaje hostí, a Stiahnuť CSV ti dá CSV. Tento súbor obsahuje všetky odpovede; odovzdávaj z neho len riadky s áno v stĺpci Marketing. V tarife Free zostávajú odpovede len na Box.

Formulár uloží zadanú adresu aj vtedy, keď hosť políčko nezaškrtne. K tvojmu zákazníkovi preto idú len adresy so súhlasom.

Ochrana osobných údajov

Kto údaje zbiera, ten za ne zodpovedá – ty ako prevádzkovateľ, prípadne spolu so svojím zákazníkom. Texty upozornenia a políčok píšeš sám.
Adresa v okne e-mailu slúži len na odoslanie tejto fotky a nie je súhlasom s reklamou. Odovzdanie organizátorovi riadi výhradne políčko vo formulári. Oboje je dobrovoľné; účasť nezávisí od žiadneho z nich.
Odovzdávaj len adresy so zaškrtnutím.
Políčko Doplnkové zaškrtávacie pole: kontaktovanie v Systém → Ochrana → Upozornenie o ochrane údajov už na odosielanie e-mailom nepotrebuješ. Ak si ho na to doteraz používal, môžeš ho vypnúť alebo ho znova používať na jeho pôvodný účel. Súhlasy z obrazovky upozornenia tam stiahneš tlačidlom Exportovať protokol súhlasov – s časovou pečiatkou a presným textom.

Tento článok opisuje funkcie BoothDock a nie je právnym poradenstvom. V prípade pochybností sa obráť na svojho poradcu pre ochranu osobných údajov.